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BCP ”事業継続計画”とは?策定までの流れと注意点について解説!

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/06/28

近年、オフィスを選ぶ際の判断基準として、賃料と同じく耐震性を重視する傾向が強くなっています。会社運営を正常に行うためには、有事の際にどれだけ迅速かつ柔軟に対応できるかが大切になるため、事業継続計画を考える経営者も少なくありません。今回は、会社運営の鍵となる事業継続計画について解説いたします。自社の災害時などに対する意識を改め、いざという時のために、今から備えていきましょう。

 

  1. BCPとは
  2. BCPを意識したオフィス選びはどこに注目する?
  3. 今からでも間に合うBCPの制定
  4. オフィス移転はBCP制定の絶好のタイミング

 

BCPとは

BCPは“Business Continuity Plan”の略称であり、”事業継続計画”と呼ばれることもあります。自然災害や事故などの際に事業を中断させないため、または中断したとしてもすぐに事業を復帰させるための準備をしておくのがBCPにおける目的です。BCPによって、有事の際の備えを用意し、事業を早急に復帰させることで損害を最小限に抑え、対応を迅速に行うことで社会的信用をより強固にすることが出来ます。

BCPでは、自然災害や火災だけではなくインターネットへの対策も含まれます。情報通信技術の発達により、一度インターネット上で発信された情報は急速に拡散され、消える事はありません。そのため、不祥事やトラブルが起こってしまった場合、急速に拡散される情報への対応も欠かせません。

 

BCPと防災対策の違い

BCPも防災対策も災害に備える点では同義に思えますが、厳密には異なります。防災対策は、BCPの中の対策の一つとして位置付けされています。そのため、防災対策はBCPに取って代わるものではありません。

防災対策は設備や建物を自然災害から守るための対策ですが、BCPは事業を守るための対策となるため、前述したように事業の損失を抑えるための対策をはじめとしライフラインや取引先からの信頼など、守る対象は多岐にわたります

 

BCPの制定は義務?

政府や各業界ではBCPの普及のため、ガイドラインの制定をはじめとした様々な支援をしています。しかし、こうした支援を受けるかは各企業の方向性に委ねられており、企業に対してBCPの制定の義務を課す法律・条例は現段階で存在していません。実際の災害やトラブルが発生した時、十分な対応が出来ず裁判や契約違反を言い渡される可能性があります。そのため、BCPは制定の義務はありませんが制定しておいた方がよいものであると言えるでしょう。

 

BCPを意識したオフィス選びはどこに注目する?

企業はいかなる時も業務を滞りなく続けるためにBCPを常に意識する必要あり、オフィスを選ぶ際においても同義です。では、オフィスを選ぶ際、何を意識することがBCPへの配慮へとつながるのでしょうか。特に注視すべきポイントをいくつかご紹介します。

 

耐震性

日本は地形上地震が発生しやすく、近年も大型の地震が発生していることもあり、耐震性は非常に重視されます。免震や制震、補強工事といった様々な手法を用いて耐震性は強化されます。オフィス移転を考えた時、耐震性をどのように確保しているかについて、内見や不動産資料を確認し理解を深めましょう。

 

非常用電源

電子化が進んだ現代では、停電などの影響により事業が停止してしまう可能性があります。非常用電源の有無は重要であり、確実に確認しなければならない事項です。オフィスビルには非常用コンセントや非常用発電機など、複数の設備があります。空調やトイレ、セキュリティ面も含め業務を継続していくために必要なもの全てに影響します。

 

非常時の避難経路

災害によってビル全体の機能が停止した場合、エレベータが停止してしまい避難出来ない可能性があります。非常用電源によって稼働できたとしても全ての人員を一度に移動させることは簡単ではありません。そのため、ビルから避難するための経路を確認する必要があります。

 

貯蓄できるスペースの確保

自然災害を意識した時、非常時のために水や保存食などを保管できるスペースを設けられるかは重要な項目になります。自然災害において、損害状況を予測することは困難です。被害を最小限に抑え、事業を復旧させるためにも、水や保存食など保管スペースをどのようにして確保するか検討する必要があるでしょう。

 

 

今からでも間に合うBCPの制定

BCPの制定方法

BCPを意識し自社で制定することで、オフィス移転をより綿密に行うことが可能になります。BCPの制定には、独自のBCPを制定する、国際規格の認証を受ける、という2つの方法がありそれぞれ異なります。ここでは、BCPにおける2つの制定について解説いたします。

 

独自のBCPを制定する

現在、BCPを制定している企業のうちそのほとんどが独自で制定している場合が多く、ガイドラインや行政が用意したテンプレートを使用したり専門家やコンサルタントに依頼したりするなど方法は様々です。
企業ごとに方法は様々ですが”事業を守る”という目的は同じです。

 

国際規格の認証

BCPの制定には国際規格の認証を受けるという方法があります。現段階で認証を受けている企業は少ないですが、国際規格の認証を受ける企業は増加する見込みがあります。2012年までは、イギリスの英国規格協会から発行されている規格を取得する必要がありましたが、2012年にBCPの国際規格が発行され取得が容易になったことから今後国際規格の普及が考えられています。

 

注意すべきポイント

BCPを制定する際には、注意しなければならないポイントがいくつかあります。
制定するだけで終わりではないため、制定時から制定後まで抜け目なくBCPと向き合っていく必要があります。

 

社員への周知

制定をしたにもかかわらず、有事の際に社員が行動できなければ意味がありません。社員へ知らせるだけではなく、確実に理解して貰う必要があります。周知を徹底し訓練やレクチャー会などで共通の認識を持ってもらうことで、有事の際に社員全員が素早く対応することができるでしょう。

 

責任者がBCPの制定に関わる

BCPの目的は”会社の存続”や”事業の継続”です。そのため、作成の際の目的は個人ではなく会社全体となります。管理者や責任者など、多岐に渡る社員からの意見を考慮しましょう。

 

取引先との情報共有

災害時などの取引先への対応もBCPで制定すべき項目です。制定した際に取引先へ報告をし、情報を共有しておきましょう。BCPを制定しておくことで、社会的信用を強固にすることが出来ます。そのためには、前もって取引先や関係企業などに情報を共有しておくことが大切です。

 

 

オフィス移転はBCP制定の絶好のタイミング

地震や台風など自然災害が発生した時、社員の行動指針となりより早く事業を復帰させるためには、BCPが不可欠になります。近年では、自然災害だけでなく情報漏洩といった信用問題についても取扱いがあり様々な部分にも対応しています。
国際規格の発行が行われ、様々な企業がBCPを制定する中 オフィスの移転はBCPを制定する上で最適なタイミングと言えます。会社だけでなく、取引先や社員の為に今からBCP制定を検討してみましょう。

 

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