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会議のクオリティは会議室のレイアウトで決まる?

カテゴリオフィスをもっと心地よくする 2018/10/04

会議を行うときのレイアウトを、目的を持ってしっかり考えたことはありますか?いつも行う会議だからと、同じレイアウトにしてしまうと、議論をする場としては逆効果になることもあります。ここでは、会議のレイアウトの種類や注意点などについて紹介します。

  1. 会議室のレイアウトで会議の質は変わる?
  2. 目的別会議室レイアウト
  3. 会議室のレイアウトを考える上での注意点
  4. 用途を見極めて、会議室のレイアウトを見直そう

 

会議室のレイアウトで会議の質は変わる?

会議室のレイアウトで会議の質は変わる?

質の良い会議を開くためには、会議室のレイアウトは重要な要素のひとつです。席の配置の仕方、出席者同士の距離感などで会議の雰囲気は驚くほど変わるでしょう。

たとえば、役員会議など会社の重要な会議では、会議に出席するメンバー全員が向かい合うように円を描くレイアウトが多かったり、代表者の説明を受ける会議のときには、学校のように正面などに向かって「聞くスタイル」であったり様々です。

会議の目的によって、適したレイアウトがあり、適していない配置では、イメージしていたように会議が進まないこともあるかもしれません。会議の質を高めるためには、レイアウトをしっかりと検討することが大事になるでしょう。

 

 

目的別会議室レイアウト

目的別会議室レイアウト

スクール形式

スクール形式は、学校の教室によくみられるレイアウトです。解説者や発表者、指導者が前に位置し、向かい側の机には、会議の参加者全員が解説者の方向を向きます。
発表する側は、全体を見渡しながら全員に話を伝えやすく、また、受ける側は、話を聞きながらメモをとることもでき、方向性は一点に集中しているため、内容を聞き取りやすいでしょう。講演会や勉強会、発表会などに向くレイアウトです。

 

シアター形式

スクール形式に似ているレイアウトで、解説者や発表者が前に位置し、その向かい側に会議の参会者が解説者の方向を向きます。しかし机を置かず、座る席だけになるため、メモをとる必要のない式典や講演会などに向くレイアウトです。

 

対面形式

対面形式は、テーブルを挟んで向かい合うレイアウトで、3人対3人のときもあれば、1人対3人などのときもあります。10人未満などの少ない人数に適しています。
大きなスペースを必要としないため、気軽な会議や部署内の打ち合わせなどで利用されることが多いでしょう。また、同じ目線でしっかりと向き合うことができるため、1対3などの場合は、面接や商談など大事な場面にも向いているレイアウトです。

 

コの字形式

コの字形式は、文字通り机を「コ」の字にするレイアウトです。比較的少数で行う会議でよく使われるかもしれません。
「コ」の字のため、中央は空いているスペースになるため、向かい側に座る参加者とも距離が近すぎることも、遠すぎることもなく、全員の顔を見ながら議論をすることができます。プレゼン発表など、「コ」の字の空いているところはホワイトボードなどを置きながら進めることが可能です。互いに意見を言い合う会議に向いています。

 

ロの字形式

ロの字形式は、「ロ」の字の通り、中央を空けて机を四角にレイアウトします。ロの字の形は、参加者の人数により正方形のときも、長方形のときもあります。8人程度の少数から30人を超えるような人数でも柔軟に対応できる点がメリットです。
全員の顔を見ながら議論をすることができ、重役会議などの改まった席や予算会議などに向いているレイアウトでしょう。

 

アイランド形式

アイランド形式は、島がいくつも点在するようなレイアウトです。数人ずつの机を並べ、ひとつのグループ(島)とし、そのグループ(島)をいくつか作ります。5人前後が一般的ではないでしょうか。
この形式は、グループごとに議論をし、その代表意見を発表するような使い方に向いています。グループ内では参加者が自由に意見を出し、活発なやり取りができるレイアウトです。

 

スタンディング形式

スタンディング形式は、椅子を置かずテーブルだけを置くレイアウトです。会議は参加者が立ったまま行います。近年、大手企業でも取り入れられているスタイルで、会議室の準備に時間を使うことがなく、立ったままのために時間も短くなるなどのメリットがあります。
改まった会議というよりは、少人数でいつでも開くことができること、短時間で集中してできることは、部署内での会議などに向いているかもしれません。

 

円卓形式

円卓形式は、「ロの字形式」とも似ています。参加者が円を描くように椅子を配置するレイアウトですが、上座や下座となるような位置がうまれないため、参加者がフラットな関係で会議をすることができます。
企業だけではなく、公の場でもこのスタイルは取り入れられています。たとえば、国際会議などの場では、上下関係をつけたくない場でもあるため、円卓形式が採用されることがあります。格差を設けない場で向いているレイアウトです。

貸し会議室情報局『座席の配置で会議が変わる!?あなたの会議に最適なレイアウトは?』より出典・参照
https://ripromo.com/minato/blog/layout

 

 

会議室のレイアウトを考える上での注意点

会議室のレイアウトを考える上での注意点

内装費

会議室はレイアウトだけではなく、内装でも大きく雰囲気が変わります。居心地のよい空間であることは、会議の場でもよい意見が出てくる可能性があります。個性的な内装、自然を感じる内装、落ち着きのある内装など、目的に合わせて検討してみてもよいでしょう。

内装費は、壁紙だけなのか、パーテーションを設置するかなど手を掛ける範囲によっても変わりますが、目安としては1坪数万円から30万円程度となるでしょう。

 

一人当たりの面積

「コの字のレイアウトをしたい」と思っても、会議室のスペース内で人数を収容することが可能かどうかの問題があります。

配置方法にもよりますが、目安はおおよそ1人/2~3㎡が必要になるようです。たとえば、10人であれば、30㎡ほどが必要です。

 

座席幅の目安

椅子を置く場合、家具のスペースも考慮しなければなりません。
おおよその座席幅の目安は以下の通りです。

  • 短時間の会議:1人あたり600~700mm
  • パソコンを使用する会議:1人あたり700~800mm
  • 役員会議など少しゆとりを持たせたい時:1人あたり800~1000mm

 

テーブルの奥行き

テーブルを置く場合、家具のスペースも計画します。
おおよそのテーブルの奥行の目安は以下の通りです。

  • 短時間の会議:1人あたり450~600mm(短時間)
  • パソコンを使用する会議:1人あたり600~800mm
  • 役員会議などゆとりを持たせたい時:1人あたり800~1000mm

 

 

用途を見極めて、会議室のレイアウトを見直そう

用途を見極めて、会議室のレイアウトを見直そう

今回は、目的に合わせた会議室のレイアウトの種類や、机、椅子などの必要な配置寸法などについて紹介しました。会議室のレイアウトを考えたとき、自社でどのような会議が多いか?来客はよくあるか?どの程度の稼働率なのか?を意識して最適なレイアウトを見つけたり、見直してみませんか?

 

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