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これでオフィス選びは完璧!移転する際のチェックポイントを解説!

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/12/06

オフィス選びは今後の事業展開にも関わってくることであり、自社のステージに応じて最適なオフィスを選ぶことで、会社の成長につながります。だからこそ、オフィス選びで失敗したくないと思って物件を探すはずです。

そこでこの記事では、オフィススタイルを取り巻く環境を踏まえ、どのような点に注意してオフィスを選べばいいのか、詳しく解説します。オフィスを移転する際のチェックポイントとして、この記事をお役立てください。

  1. 働き方が多様化している現代のオフィス選び
  2. オフィス選びのポイント
  3. 女性目線のオフィス選びも大切
  4. 条件に優先順位をつけるのもポイント
  5. 会社の成長のために最適なオフィスを選ぼう!

 

働き方が多様化している現代のオフィス選び

働き方が多様化している現代のオフィス選び

多様な働き方が増えるにつれ、仕事をするオフィスのスタイルもさまざまです。自宅をオフィス代わりにする、レンタルオフィスを借りる、マンションの一室を事務所として利用する、賃貸オフィスに入居するなど、オフィススタイルも働き方に合わせて選択肢が増えています。
どのようなオフィススタイルが自社にとって最適なのか、業種や事業形態、会社の規模、作業効率などの点で変わってきますし、費用によってもオフィススタイルは変わってきます。

マンションや自宅をオフィスにして仕事をする人も増えている中、コストや手間をかけて賃貸オフィスを借りるメリットを大きく分けて4つ紹介します。

  1. メリットの一つは、事務所を借りることで信用力が上がるということです。事務所を借りているということは、一定の審査を通過し、毎月家賃を支払えているということです。自宅をオフィス代わりにする場合に比べ、対外的な信用力は上がります。
     
  2. IT企業などでよく見られるように、内装やエントランスがおしゃれなデザインの物件を借りることで、社員のモチベーションアップにも役立つでしょう。特に若い社員には魅力的に映ります。来客にも好印象を与えます。
     
  3. セキュリティ会社と連携しているオフィスビルも多いので、セキュリティ面でも安心です。社外には漏らしたくない企業秘密や個人情報も、慎重に管理することができます。
     
  4. 賃貸オフィスなら広い面積を使うことができるので、自社の希望に応じて内装やレイアウトを自由に変えることができるのも魅力です。事業規模の拡大に伴う人員の増加や業務スペースの確保などに対応しやすい点も、賃貸オフィスを借りるメリットと言えるでしょう。

 

 

オフィス選びのポイント

オフィス選びのポイント

それでは、オフィスを選ぶポイントとはどのようなものでしょうか?
ここではオフィスを選ぶ際に特に気を付けておくべき点を5つ紹介します。

  1. 立地
    どこにオフィスを構えるのか、自社にとって最適な立地はどこか、綿密に検討しましょう。社員が通勤しやすい、営業や取引先に出かけやすいなど、立地を考える上で交通の便が良いかどうかは重要な点です。
    交通アクセス以外にも、来客が足を運びやすい場所か、その地域でビジネスのニーズはありそうか、さまざまな視点から立地を選びます。来客が多い場合は、訪問する側の立場に立って、どのような場所にオフィスを構えるのがいいのか考えます。

    オフィスの立地で企業の実力をはかる風潮もあるため、一等地の住所にオフィスを構えるというのも有効です。
    また、どのような業種が多いエリアかという点も考慮するといいでしょう。同じような業種が集中するエリアなら、企業同士のネットワークを通じて新規顧客を獲得しやすかったり、情報交換が容易だったりします。自社のビジネスに関係の深い業種が多いエリアなら、打ち合わせから納品、発注までの一連の流れをエリア内で完結することもできます。
     
  2. エントランス
    来訪者にとって、オフィスのエントランスはその会社がどのような会社か、第一印象を判断する場所になります。企業にとっては「会社の顔」です。エントランスの第一印象が、会社そのものの印象になることもあります
    来訪者だけでなく、そこで働く社員もオフィスのエントランスを通る機会はあります。例えば、朝一番に目に触れる場所が暗い雰囲気のエントランスだとしたら、社員のモチベーションも下がり、作業効率も低下することでしょう。

    一方で、デザイン性に優れたエントランスなら、明るい気分で仕事を始めることができます。
    デザインに優れたエントランスは訪問客へのイメージアップにつながるだけでなく、企業イメージを伝える効果的な方法です。共有部分がエントランスになる場合、自社のイメージに沿ったエントランスかどうか、確認をしましょう。
     
  3. エレベーター
    1階に事務所を構えない限り、多くのオフィスビルではエレベーターを使うことになります。安全面で不安が感じられるようなエレベーター、暗い雰囲気のエレベーターのビルの一室を借りることは、できれば避けましょう。

    オフィス什器の搬入や搬出を考えると、広めのエレベーターが望ましいです。また、利用人数が多いオフィスビルであれば、エレベーターの数も確認しておきます。出勤時間などエレベーターを使う人が集中する場合に、利用人数に対してエレベーターの数が少なかったり運行体制が悪かったりすると、エレベーター待ちで長い列ができてしまうことがあるからです。

    エレベーターは共有部分になるので管理会社の管理次第です。明るい照明が用いられておりエレベーター内の雰囲気が明るい、エレベーター内が清潔で掃除が行き届いている、防犯カメラが設置してありセキュリティ面で安心できるなど、管理状態が良いオフィスビルに入居しましょう。
    また、共有部分の管理状態という点では、意外と見落としがちなゴミ集積場も忘れずに確認しましょう。ゴミ集積場の状態から、管理状態や入居者のモラルの程度が分かります。
    管理が行き届いているオフィスビルは、こまめに清掃が入り、全体的に清潔に保たれています。共有部分は自社の手が及ばない範囲になりますので、あらかじめ管理状態をチェックし、管理が行き届いたオフィスビルに入居することをおすすめします。
     
  4. 広さ・設備(セキュリティ)
    予算との兼ね合いもありますが、予算に収まる範囲内で、充分な広さがあり、設備が充実しているオフィスを選びたいものです。
    スペースに余裕があれば、レイアウトを自由に組むことができます。人員を増やしたり、新しい什器や大型設備を導入したりする際にも対応できるように、将来を見据えてゆとりを持った広さの物件を選ぶといいでしょう

    オフィス内は、思った以上に人の行き交いが激しいものです。十分な動線のスペースが確保されていないと、窮屈で雑然とした印象を与えます。すれ違うお互いの距離感が近いと、ストレスを感じることもあるでしょう。

    また、オフィス選びの際には間取図を見てレイアウトを考えるかと思いますが、物件を平面だけで捉えてしまうと、高さのことを忘れてしまいがちです。机の上の大型ディスプレイや高さが高い棚が多い場合など、目線に入ってくる情報が増えることで体感スペースは狭く感じます。そのため、余裕を持ったスペースがほしいところです。

    オフィスビル内の設備が充実していると、社員の働く意欲にもつながります。男女別の清潔なトイレ、給湯室の有無、自由に設定ができる空調設備など、できれば今より設備の整った物件を探しましょう。

    セキュリティ面も要チェックです。常駐警備や機械警備の有無など、警備体制を確認するとともに、セキュリティカードやセキュリティキーの発行や保管について確認が必要になります。
    社内で誰がセキュリティカードや鍵を管理するのか、緊急時の連絡先は誰にするのか、セキュリティ解除はどのように行うのかなど、入居後に慌てないためにも事前に決めておきたいものです。
     
  5. テナントの入居状況
    個人で部屋を借りる場合に比べ、オフィスの物件選びでは両隣や上下階にどのようなテナントが入居しているか、無頓着なことが多いと言われています。
    しかし、同じ建物内であれば、エレベーターやトイレなどで顔を合わす機会もあります。共用部分の利用で、マナーの悪い入居者がいるかもしれません。飲食店が併設されたビルの場合、調理の際に出る煙や匂いに悩まされることも考えられます。

    さらに、評判の悪いテナントが入っていたら、自社の評判が損なわれる可能性もあります。

    入居後に思わぬトラブルに巻き込まれないためにも、前もって入居している他のテナントの情報を確認しておきましょう。オフィスの内見で現地に出向く場合は、すでに入居済みの他のテナントにも注意をはらいましょう。特に同じフロアを利用するテナントは要チェックです。
    また、空室状況も確認しておくといいでしょう。空室が多いようなら何か問題があるかもしれませんし、セキュリティ面でも不安が残ります。来訪者に与えるイメージも悪くなってしまうので、空きテナントが多い場合は他の物件を探すほうが安心です。

 

 

女性目線のオフィス選びも大切

女性目線のオフィス選びの大切

女性の社会進出が進む中、オフィスを選ぶ際にも女性目線を考慮に入れる必要があります。
女性にとって、どのようなオフィス環境で働くかということは、企業選びにも影響を与えます。おしゃれで綺麗なビルのオフィスなら、働く職場として魅力的に映ります。その一方で、薄汚れたビルの一室にあるオフィスなら、どうしてもその会社で働きたい理由がない限り、そこで働きたいとは思いにくいでしょう。

では、女性がオフィス環境に求めるのはどのようなことでしょうか?

まず重要ポイントとしてあげられるのが、化粧室の清潔感です。女性の場合は化粧直しの場所としても使います。身だしなみをチェックするために全身鏡を見ることもあります。食後に化粧室で歯を磨く人も多いです。
男女別に分かれているか、ペーパータオルやジェットタオルはあるか、トイレ内に匂いがこもっていないか、女性が化粧室をチェックする目は厳しいです。特に女性が多い職場の場合は、トイレが複数あるかどうか確認しておくといいでしょう。
化粧室は1日のうち何度も利用する場所なので、女性がストレスを感じない物件を選ぶことはとても大切です。

また、最寄り駅からオフィスまでの通勤距離や坂道の有無も気になるポイントです。女性はヒールの高い靴を履く人が多いので、歩く距離が長いのは避けたいと考えます。通勤のために坂道を登ったり下ったりするのも、できれば避けたいものです。
人通りの少ない通勤ルートだと、帰り道は不安に感じるでしょう。治安が悪いエリアなら、なおさらです。人の気配が感じられる、明るく見通しが良い通勤ルートなら安心です。

オフィスの周辺環境も重要です。1日中オフィスにこもって仕事をすることが多い女性にとって、ランチは貴重な気分転換の時間になります。
オフィス周辺にスーパーやドラッグストアがあれば、仕事帰りに必要な買い物を急いで済ませることもできます。特に仕事と家庭を両立させている女性には、仕事帰りにサッと寄れるお店が充実していると心強いでしょう。

 

 

条件に優先順位をつけるのもポイント

条件に優先順位をつけるのもポイント

オフィスを選ぶ際に自社の希望を列挙することは大切ですが、闇雲に列挙すればいいわけではありません。入居にはタイミングも必要なので、希望条件にこだわりすぎて慎重に検討を重ねている間に、テナントが決まってしまう可能性もあります。

会社によって、オフィス選びで重要視する項目は違います。どうしても譲れない条件と妥協してもいい条件を決めておき、条件に優先順位をつけるのがポイントです。チェックポイントをまとめたので、これを参考にし移転計画を立ててみてはいかがでしょうか?

 

~オフィス移転優先順位チェックリスト~

□どこにオフィスを構えるか? 希望のエリアはどこか?

□予算はいくらか? 上限はいくらまでなら許容範囲内か?

□どの程度の面積が必要か? レイアウトしやすいか?

□通信環境やインフラ設備は整っているか?

□オフィスビルの外観やエントランスは企業イメージに沿うか?

□共用部分の管理状態は良好か? 清潔に保たれているか?

□テナントの入居状態はどうか? 同じフロアのテナントは?

□オフィス周辺の環境はどうか? 最寄駅からオフィスビルまでが歩きやすいなど、女性にも優しい物件か?

 

オフィス選びは今後の事業展開にも大きく関わってきます。予算の範囲内でできるだけ条件のいい物件を探し出すために、優先順位を決めて効率的に物件選びを進めましょう。

 

会社の成長のために最適なオフィスを選ぼう!

会社の成長のために最適なオフィスを選ぼう

オフィス選びは今後の事業展開にも関わってくることであり、会社が成長するためには、自社のステージに応じた最適なオフィスを選ぶことが重要です
従業員や取引先、顧客を抱えている以上、気軽にオフィスを移転することは厳しいでしょう。オフィス選びは慎重に検討する必要がありますが、物件選びにはタイミングも必要です。条件のいい物件は他社も狙っています。

不安な点や分からない点があれば、ぜひ当社にご相談ください。皆様が目指す次のステージに適した理想のオフィスへ、Runwayがご案内いたします。

 

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