オフィス検索
坪 ~ 
フリーダイヤル
0800-888-2772

オフィス内見で必ず見るべきチェックポイントはこれだ!

カテゴリ物件情報・設備 2017/11/14

移転候補物件を決め、いざ内見をする時に、オフィスならではの見落としてはいけないポイントがあります。広さやビルグレードに気をとられがちですが、漫然と見るのではなく、移転後の快適な業務環境を実現するために、移転担当者として必ずチェックしておくべき項目があるのです。

とはいえ、担当者であってもオフィスの移転は日常的な業務ではないことが多いと思います。

まずは漏れがないように事前にチェックリストを作成しておくと効率の良い内見ができるでしょう。

 

  1. 最寄り駅からの道順や、オフィスの周辺環境・外観を検証しておく
  2. レイアウト効率を考える
  3. コスト管理と業務効率から空調システムを考えてみる
  4. 共用部分は管理会社のバロメーター
  5. 他テナントの雰囲気の調査も忘れずに
  6. 十分な現地調査がオフィス移転成功のカギ

 

最寄り駅からの道順や、オフィスの周辺環境・外観を検証しておく

内見を行う前に、最寄り駅からの道順や、オフィスの周辺環境・外観などを調べておくとよいでしょう。

例えば、内見先の新しいオフィスで勤務する人の動きを想像し、チェックしておく道や周辺を調べておきます。最寄り駅からオフィスの正面エントランスまで実際に歩いてみて、周辺環境が自社のイメージに合っているかどうか、また治安状況に問題がないかどうかを確認するとイメージもしやすいでしょう。

特に女性スタッフが多いオフィスの場合などは、平日の夜間にも歩いてみて、周辺の治安状況を把握しておくことは重要です。道順の確認は訪問客の視点でも確認するとよいでしょう。最寄り駅からのアプローチや周辺環境に問題がある場合、訪問客に対して企業イメージを大きく左右するため、商談や採用にも影響します。緑あふれる環境を抜けてくる場合と、ゴミゴミした雑居ビルの中を歩いてくる場合では、オフィスに到着した際のモチベーションに差が出てしまいます。最寄り駅から徒歩で来る場合だけでなく、車でアプローチする場合など、いくつかのパターンでシミュレーションしてみましょう。また、オフィスが入っているビルの外観や、入居テナントも重要です。

老朽化が激しく企業のコンセプトにそぐわない外観や、企業イメージを低下させる業態の店舗テナントが入居している場合などは、再考の余地ありです。オフィスビルの顔ともいえる外観や正面エントランスは、企業イメージの形成に直結します。

だからといって新しければよいということではありません。

環境を重視する商品を取り扱う企業であれば、古いオフィスビルをリノベーションしたオフィスなどは理想的な空間です。その空間自体が企業理念と共通のメッセージを発信するため、企業イメージを損なわない周辺環境や外観であるかどうか、しっかりと確認をしましょう。

 

 

レイアウト効率を考える

事前に希望のレイアウトを検討し内見に望むのも大切です。

そのオフィスで希望のレイアウトが入るのか、柱・採光等レイアウトの妨げになるものはないか、実際の執務室内の動線はどうなるのか等を内見時に確認します。

業務内容により異なりますが、レイアウト効率という点では「対向式レイアウト」が最も空間の無駄が少ないデスク配置といわれています。ミーティングの際の配置と似ているため、グループ間の情報共有も容易です。

営業職のグループなどであれば、デスクの利用効率を最大化できる「フリーアドレスレイアウト」を採用するとよいでしょう。自分のデスクがない代わりに、積極的なコミュニケーションを後押しする環境が作れます。

PCに向かって個人的な作業がメインの業務スタッフ用には「背面式レイアウト」がおすすめです。対面に人がいないので集中力を維持しやすくなり、高い作業効率が期待できます。また、オフィス全体が広めのワンルームであっても、パーテーションにより区切られるため、空間にメリハリが生まれます。

プログラマーなどの専門職スタッフが多い場合は「半個室」と呼ばれる、個室的要素の強いパーテーションの採用がよく見られます。

いずれのレイアウトを採用する場合であっても、家具や什器の寸法をもとにして配置のシミュレーションを行う必要がありますので、事前に確認しておきましょう。

 

 

コスト管理と業務効率から空調システムを考えてみる

オフィスのコストの中で、光熱費は最大の注目すべき管理項目です。具体的に照明や空調の効率的な運用を考えていく際、まず空調システムに注目するほうが効率が大きいでしょう。

快適なオフィスを維持するための最低条件に、温度や湿度の管理があります。暑かったり寒かったりするオフィスは、効率的な業務を著しく妨げるものです。もちろん、コスト管理の面からも空調の効かせすぎには注意が必要です。オフィスビル全体の電力消費のうちで、空調関連は約40%を占めるといわれています。

内見の際には、空調システムについても十分に確認しましょう。一般的には、建物全体を中央制御する「セントラル空調」と、各フロアや居室ごとに個別に温度湿度管理を行う「個別空調」の2つの方式が主流です。多くのスタッフが同じ勤務体系で働く場合には前者ほうが効率が良く、企業を構成する各チームにより就労スタイルや勤務時間帯が異なる場合には後者が向いているといわれています。

新しいオフィスで予定されている業務内容と人員配置にあった空調システムが装備されているかどうかについて、各部門担当者と協議しておくこともおすすめします。

 

共用部分は管理会社のバロメーター

一棟借りや自社ビルではないオフィスでは、他テナントと一緒に利用する共用部分があります。エントランスや階段・廊下などの動線、さらに給湯室やトイレなどの水回りなどです。

占有部分の管理は自社で行うのが基本ですが、共用部分は建物の管理会社が担当します。賃貸の場合は賃料と合わせて徴収される共益費を原資として管理運用しているので、オフィス内部だけではなく共用部分にもしっかり目を配りましょう。

入居者としては、誠実な管理会社が管理するオフィスに入りたいものです。その意味では、テナントの立場に立っているのかどうか、共用部をチェックすることで管理会社の姿勢が如実に現れます。

ですので、内見の際はオフィスフロアだけでなく、共用部分も確認した方が良いでしょう。

具体的なチェックポイントは、清掃状況とゴミ置き場、エレベーターまわりです。築年数が経っている物件であれば、床材シートの端部の剥がれなどにも注意を払います。廊下や階段や非常口なども十分に清掃されているでしょうか。

例えば、清掃への気配りがが顕著に現れるのは、地上に近い非常階段の裏側です。ここが雑然としていなければ、ひとまず合格といえるでしょう。

 

他テナントの雰囲気の調査も忘れずに

賃貸オフィスビルの場合、既に他テナントが入居していることが一般的です。

これはオフィス自体のクオリティーとは関係ないのですが、オフィスの内見を行う場合は、既に入居済みの他テナントの状況にも目を配りましょう。

入居候補物件と同フロアに他テナントがある場合は、要チェックです。同フロアの入居テナントの従業員やそのお客様は、共用部分(給湯室やトイレ・喫煙室等)を共同で使用したり、エレベーターで同じタイミングで乗り降りする可能性もあるからです。

他テナントがあまりにも自社と異なる業態である場合、または競合に近い同業である場合などは注意が必要です。

もし移転後に問題が発覚して責任問題に発展してしまった場合、その際、真っ先に矢面に立たされるのは、移転をマネジメントした担当者です。移転先については十分に調査を行い、詳細な報告書を作成して、上司や取締役の明確な決裁を取ることで、責任リスクを回避する工夫も必要です。

 

十分な現地調査がオフィス移転成功のカギ

企業にとってのオフィスは、業務の効率やスタッフのモチベーションに大きく影響する、重要な経営管理項目のひとつです。新しいオフィスが自社にとって大きく成長できる場となるよう、移転担当者には十分な情報収集と分析が期待されています。その基本は内見を含む「現地調査」です。

何度か現地に足を運ぶなどし、十分な現地調査をする事がオフィス移転成功のカギとなるでしょう。

 

 

関連コラムのご紹介

Runway移転のシカタではこの他にもオフィス移転に必要な知識や心構え、コスト削減方法などをご紹介しております。

オフィス移転が初めての方も久々の方も、ぜひこの機会に御覧ください!

オフィス移転時の初期費用の出し方とコスト削減方法をご紹介
オフィス移転準備はいつから始めればいいの?移転のスケジュールの組み方をご紹介
初めてでも安心 オフィス移転時のチェックポイントをまとめた資料はこちら

 



Runwayでは現在オフィス移転がはじめての方にオフィス移転基礎編ハンドブックを無料プレゼント中です!
今回の内容も図解でわかりやすくし、チェックポイントもまとめて掲載しております。