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戦略的なオフィス移転のために!ベンチャー企業における移転の考え方

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/12/13

より良いオフィス環境で社員に働いてもらいたい、採用効率を上げるために見栄えの良いオフィスに移りたいなど、オフィスを移転する理由はさまざまかと思います。
しかし、オフィス移転はそれなりの費用もかかるため、そう頻繁にできるものではありません。
さらに、綿密に練られた計画がないと後悔することになり、従業員のモチベーションをはじめ、事業全体に影響が出かねません。

そこで今回は、オフィス移転の際に戦略を立てることの重要さや、どのようなことを考えてオフィス移転をすべきか、などを解説していきます。
特に、成長の早いベンチャー企業のオフィス移転は非常に重要ですので、計画的なオフィス移転ができるよう、知識をつけておきましょう。

  1. ベンチャー企業のオフィス移転事情
  2. ベンチャー企業がオフィス移転する際の注意点
  3. オフィス移転の周期は?
  4. 社員の参加もオフィス移転の戦略の一つ
  5. 事業計画に沿って適切なタイミングでオフィス移転しよう

 

ベンチャー企業のオフィス移転事情

ベンチャー企業のオフィス移転事情

ベンチャー企業のオフィス移転の理由で多いのは「面積」

ベンチャー企業だけに限ったことではありませんが、特に、ベンチャー企業がオフィスを移転する理由は、人員と面積が大きく関わっていることが多いです。

業績によって企業のブランディングのために良いオフィスへ移転したりすることも戦略の一つと言えますが、業績の好調から人員増加を図り、それに伴い広いオフィスへ移転する傾向が強いようです。
ただし、敷金や内装工事費、退去前の原状回復工事といったイニシャルコストのことを考えると、何度もオフィス移転をするのは現実的ではありません。

成長過程にあるベンチャー企業であれば、人員の増減は激しく、なかなか先が見づらいこともあるかと思いますが、社員全員でピッタリの広さではなく、かつ広すぎてムダなスペースを作ることがないように、若干の余裕がある程度の広さのオフィスを選ぶ必要があります。
中長期的な視点で適切なオフィスを選ぶことが大切です。

 

また、その他の移転の理由としては、契約中に賃料に変動があった場合など、外的な要因によって、会社の運営コストなどが上がった場合なども多いです。
もともと、予算にギリギリ収まる賃料で、それを越えてしまった場合などは、同じ賃料を出して環境の良いオフィスに移転できる、賃料が上がった分コストカットできる可能性はないか見直してみる良い機会になります。経営を改善するきっかけになることも多いため、契約中に賃料が上がることは、一概に悪いこととは言えず、会社を良くするチャンスと捉えましょう。

 

ベンチャー企業ならではのオフィス移転の考え方

オフィス移転は、有名なビルに移転しブランディング効果を出す、新しく従業員を雇ったため広いオフィスに移る、といった目的で検討されることも多いのですが、ベンチャー企業の場合は採用を有効に進めていくためにオフィス移転を検討する傾向にあるようです。

ベンチャー企業やスタートアップの企業は、大企業のようなネームバリューもなく、縁故採用のような特殊な採用を除き、採用がうまくいかないことも多いです。その中で、面接時や来客時に良い印象を持ってもらい採用につなげていくために、オフィス内のデザインはもちろん、ビルのエントランスや周辺環境を含め、きれいでおしゃれな仕事環境の良いオフィスへ移転しようとする傾向にあります。
求人媒体に費用をかけて掲載することと同じように、求人への投資のような形でオフィス移転をするのが、ベンチャー企業に多い考え方と言えます。

 

 

ベンチャー企業がオフィス移転する際の注意点

ベンチャー企業がオフィス移転する際の注意点

前述した採用のため、会社の経営が順調など、さまざまな理由から検討されるオフィス移転ですが、ベンチャー企業やスタートアップの場合はオフィス移転がすんなりいかず、難航してしまう場合も考えられます。
比較的実績の少ないベンチャー企業やスタートアップ企業だからこその注意点もありますので、簡潔に説明していきます。

 

審査に通りにくい

ベンチャー企業やスタートアップ企業は、立ち上げからの歴史が浅いため、決算の内容など実績の面で審査が通りにくいです。
戦略的な赤字決算の場合も、それを認めてもらえないことも多いのが現状で、綿密な事業計画書を提示して納得してもらうか、ベンチャー企業やスタートアップ企業の担当実績の多い不動産会社に相談するなどが対応策として考えられます。

オフィスビルのオーナーによって多少変わってはきますが、オフィスビルへの入居審査の項目は主に以下のとおりです。

 

  • 業種
    業種によって来客の数はある程度想定することができます。また、クレームのつきやすい業種を好まないオーナーもいるようです。
     
  • 代表者の人柄
    代表者が信頼できる人物であるか、も重要な審査項目です。
     
  • 支払い能力の有無
    法人として支払能力があるか、また、連帯保証人の支払能力も審査の対象です。
     
  • 過去の支払いの実績
    過去に支払の滞納がないか、などが審査されます。
     
  • 帝国データバンクの情報
    帝国データバンクの情報から、総合的に判断されます。
     
  • 事業の将来性
    事業の将来性も加味して判断されます。そのため、事業計画書は綿密に作りましょう。

主に、過去の実績や連帯保証などから、支払い能力の有無を判断されるようです。帝国データバンクの情報なども見られるという点から、やはり、ベンチャー企業などは審査に通りづらいと言えるのではないでしょうか。

実績の面をくぐり抜けて審査を通過するには、プラスアルファの努力が必要です。貸主に事業の将来性を見込んでもらうため、事業計画を綿密に練り、それを分かりやすく伝えましょう。さらに、意欲や人柄をアピールすること効果的でしょう。

 

条件が合わないことがある

審査以外にも、ベンチャー企業には資金面での課題があります。

オフィスを選ぶ条件として、オフィスの規模、アクセス、周辺環境などさまざまですが、これらの条件を全てクリアするオフィスとなると、賃料をはじめ、契約に必要となる費用も相当なものになることが考えられます。
その場合、オフィスを選ぶ際の条件に優先順位をつけ、その中で最良のオフィスを探す必要があります

 

 

オフィス移転の周期は?

オフィス移転の周期は?

前述しただけでも、オフィス移転の際には考慮すべき点が非常に多く存在することがわかります。単に、契約が終了するタイミングだからといって移転をするのではなく、綿密な計画の上にオフィス移転を考えなくてはいけません。

その中で、将来の人員増加を予測すことはもちろん大切なのですが、必要以上に広すぎると逆に生産性は低下することも考えられ、また、賃料も大きく上がってしまいます。

オフィスの賃貸は一般的に2年契約であり、その半年前には解約通知を出すのが通常です。オフィスの坪数にもよりますが、契約の際の敷金は家賃6~12ヶ月分であると言われているため、2年ごとに移転をするのはコスト面で非常に難しいです。実際にも、5年から10年に一度のオフィス移転が目安とされており、毎年市場に大きな変化があるIT企業や急成長を遂げている企業を除き、一度契約したオフィスは2~3回契約を更新するのが一般的なようです。

 

 

社員の参加もオフィス移転の戦略の一つ

社員の参加もオフィス移転の戦略の一つ

オフィスの移転は、社員のやる気や生産性を上げたり、会社の価値を上げ、他社からの評価や採用効率を良くしたりなどさまざまな目的のために行うことを解説してきましたが、それ以外にも、経営的な価値からの視点も注目されています。

オフィス移転の計画から実際に移動が完了するまでの過程を、単なる引っ越しとして捉えるのではなく、社員のコミュニケーションの活性化や、部署を超えた関係強固の手段として考えられるようになっているのです。

また、社員全員がオフィスづくりに関わり、何かしらの形で移転先のオフィスづくりに貢献することで、オフィスに対する愛着が湧くなど、組織としてよりまとまりが持てることも期待されます。
また、社員の声を取り入れることによって、社内環境が良くなることにも期待が持てます。実際に働く社員が取り入れたい設備やスペースを取り入れることも生産性の向上にもつながるため、オフィス移転の戦略として考慮しておくべきでしょう。

移転後のコミュニケーションの場として、オープンスペースや多目的スペース、休憩スペースなどが主に取り入れられています。また、一人で集中するために仕切りなどで区切られた集中スペースや、立ったままパソコンの操作などができるスタンディングデスクなどを取り入れる企業が増えています。

 

 

事業計画に沿って適切なタイミングでオフィス移転しよう

事業計画に沿って適切なタイミングでオフィス移転しよう

今回解説してきたように、オフィスの移転はさまざまな戦略のもとで行う必要があります。

ベンチャー企業の場合は、オフィス選びの条件に優先順位をつけ、いくつか妥協をしなければならない点もあるかとは思いますが、そのような状況下でも最善なオフィス選びをサポートいたしますのでぜひご相談ください。
また、近年居抜きオフィスのように、初期費用を節約できるような物件もあります。また、都心のオフィス街として人気・有名な場所ではなかなかオフィスの空きが出ないことも多いです。

企業の人員増減の計画を含む事業計画に沿って、もっとも適切なタイミングで移転をすることが会社にとってベストな選択であることは間違いありません。紹介したポイントを参考にして、効率的なオフィス移転計画を練ってみてはいかがでしょうか

 

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