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情報漏洩は会社の危機!オフィス移転時の機密事項の取り扱いについて

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/12/25

オフィス移転時は内部の人も外部の人も出入りが激しくなるため、重要な書類やパソコン内のデータ管理には十分に気を遣わなければなりません。機密事項は社員情報だけではなく、様々な情報が含まれます。まずは深刻化する情報漏洩問題と機密事項の基本事項についてチェックしていきましょう。

  1. オフィス移転時に起こる情報漏洩問題
  2. オフィス移転時の情報漏洩対策
  3. 機密情報を処理する際の注意点
  4. まとめ


 

オフィス移転時に起こる情報漏洩問題


オフィスの移転に伴い、書類などを整理し、不要なものは処分しようとするのが一般的です。しかし、業務上必要な書類には顧客情報や社員情報など、機密情報が記載されていることも多いでしょう。このとき、安易に処分してしまうと情報漏洩問題に発展してしまうおそれがあります

移転作業中は荷物の持ち運びも頻繁に行なわれます。バタバタとした空間のなかで気付かぬうちに流出や紛失が起こってしまう可能性も否定できません。安易にゴミ箱へ入れるつもりがなくても、移転作業中は外部の人が出入りすることもあります。また、社内の人が故意に持ちだす可能性もあります。多くの情報漏洩は内部の人によって起こるとされているので注意が必要です。



機密事項とは具体的に何を指す?

機密情報は、社員情報はもちろん、自社の情報や取引先の情報も含まれます。顧客名簿や企画書など目に見える有形物はもちろん、メールや電子ファイルなどの無形物も機密事項に含まれます。具体的な例は以下の通りです。
【有形物】
社員名簿、顧客名簿、企画書、営業計画書、図面

【無形物】
電子メール、CADデータ、電子ファイル、口頭で伝えた情報、映像で伝えた情報


不正競争防止法という法律では、機密事項にかかわる「秘密情報」について、以下のように定義づけています。

  • 秘密性があること
    秘密性とは、誰が見ても秘密の情報だとわかるものであるということです。書類に「社外秘」、「Confidential」などの表示があったり、鍵つきのロッカーに入っていたりと、厳重な管理体制のもと管理されていることが大切です。
     
  • 有用性があること
    有用性とは価値があるかどうかということです。どんなに厳重に管理されていても、一般的に見て価値がないように思えるものは秘密情報とはいえません。
     
  • 非公然性があること
    秘密情報というだけあって、秘密にされているかどうかも重要です。既に一般に公開されているようなものは、社内でどんなに厳重に管理されていたとしても秘密情報に含まれません。



情報漏洩が起こるとどうなる?

社員情報はもちろん、企業情報を外に漏らしてしまった場合は、損害賠償が発生します。これは個人に対しても、会社に対しても賠償しなくてはならないので注意が必要です。

日本ネットワークセキュリティ協会が発表したデータによると、日本で2015年に発生した情報漏洩による想定損害賠償総額は2,541億3,663万円、1件の事故あたりの損害賠償額は3億3,705万円とされています。情報漏洩事故が発生した場合に備えた保険もありますが、一度事故を起こしてしまうと、会社としての信頼を失ってしまうため、十分な注意が必要です。


情報漏洩の多くは紙から発生?

日本ネットワークセキュリティ協会が発表したデータによると、情報漏洩事故が発生する原因は1位が紛失・置き忘れ、2位が誤操作、3位が管理ミスです。4位は不正アクセス、5位は盗難と続きます。1位の紛失や置き忘れは30.4パーセントと高い比率で発生していることが分かります。

IT化が進んだ現代においても、「情報漏洩の半分は書類により発生する」という意見もあります。シュレッダー等、正しく処理されずに紙ごみとして処分されると焼却処分されず、古紙としてリサイクルされます。紙ごみは日本国内で処理しきれずに全体の約30~40パーセントが海外に輸出されています。そのため、重要な機密事項が国内だけではなく、海外にまで流出されてしまう可能性があるので注意が必要です。

 

 

オフィス移転時の情報漏洩対策


情報流出を防ぐために適切な処分を心がけたいですね。では、情報漏洩を未然に防ぐためには具体的にどのように処分すれば良いのでしょうか。


機密書類の廃棄方法

紙面に書かれた機密情報を処分する上で大切なことは、情報を読み取れない状態にして処分することです。では、具体的な方法についてチェックしていきましょう。
 

  1. シュレッダーで処理
    オフィス内で比較的簡単にできる書類の処分方法がシュレッダーによる裁断です。シュレッダーは書類を管理している社員本人が対応するため、外注コストがかからないというメリットがあります。

    しかし、都度対応しなければならないため、効率が悪く、かといって書類を溜め込んでしまうと処理に時間がかかるというデメリットがあります。一度に大量に処理しようとすると、モーターの摩擦により熱を持ち、安全制御装置が働いて連続使用できなかったり、シュレッダー音が騒音となり、周りに迷惑がかかったりと業務に支障をきたす可能性も考えられます。
     
  2. 溶解処理
    専門業者に機密事項が含まれた書類の処理を依頼するケースもあるでしょう。多くの業者が行なっているのが溶解処理です。溶解処理は専用の窯で書類を粉砕しながら溶かしていきます。業者に依頼するため、社員の負担軽減や処理にあたって周りに迷惑をかけることがありません。その反面、処理にコストがかかるというデメリットもあります。業者ありきの処理方法なので、確実に溶解処理をしてくれる信頼できる業者を探さなければならないという難しさもあります。

 

機密書類の運搬方法

引き続き残すべき機密書類を運搬する際はどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。オフィス移転の際は、普段厳密に管理されている機密書類も、他の様々な荷物と共に、誰でもアクセスできる場所に放置されがちです。さらに、運搬の途中で紛失してしまったり、情報を盗み取られてしまったりする可能性もあります。以下で具体的な対処法を見ていきましょう。

 

  1. 一般書類と分けて梱包する
    まず他の書類と分けて梱包することが必要です。同じ段ボール箱に入れることのないようにしましょう。さらに、段ボール箱に赤のマジックで「秘」「機密」などと書いて、一目で見分けられるようにしましょう。
     
  2. 鍵のかかる部屋に保管する
    意外と見落としがちなのが、機密情報を含む荷物を安全な場所に置くことです。他の荷物と一緒に人の出入りが激しいエリアに置くことは絶対に避けなければなりません。新オフィスでは鍵のかかる部屋を確保し、機密書類をまとめて保管しましょう。他の物の運び入れが一段落してから、各担当者が取りにいけばセキュリティを保つことができます。
     
  3. 運送会社のセキュリティ配送サービスを利用する
    荷物の梱包・運び入れの際にどんなに気を付けていても、輸送途中に機密情報が漏洩する可能性は否定できません。より安全に運搬したい場合は、各運送会社のセキュリティサービスを利用すると良いでしょう。一般貨物と分離する、専用機材を使用するなどの対応で、安全性を確保してくれます。万が一機密情報が紛失した場合を想定して保険をつけることができる場合もあります。


パソコン内のデータの廃棄方法

機密事項の内容が書類など有形物であればそのものを破壊したり処分したりすれば良いので比較的廃棄方法は迷うことがありません。しかし、パソコンやスマートフォン内のデータを廃棄する場合は、正しい対処法が分からず、頭を抱えているという方もいるでしょう。無形物のデータ廃棄はどのような方法で行えば良いのでしょうか。

  1. 専用ソフトの利用
    パソコン内のデータは、表向きは削除したつもりでも、ゴミ箱にはデータが残っているなど、完全に消去するのは手間がかかります。また、自分では消したつもりでも、他の場所にも同じデータが入っていた…など、細かな点まで把握するのはITの専門家でも難しいでしょう。自分でデータを処理したい場合は、データ消去用のソフトを使うのがおすすめです。専用ソフトを使用すれば、ハード内のデータをすべて消去することができます。専用ソフトは家電量販店などで手軽に購入できますが、データの消去を社員に任せるのは不安…という会社もあるでしょう。自社内で対応するのが少し不安という方は専門業者に依頼するのがおすすめです。
     
  2. ハードディスクを破壊
    移転に伴いパソコンを処分するという場合は、物理的にハードを破壊するという方法もあります。完全に起動できない状態にすれば情報漏洩の心配はなさそうですが、確実にデータを消去したい場合は正しい対処法とはいえません。また、しっかり破壊できたとしても、中のディスクをうまいこと取り出せばデータの復元ができた、なんてケースも稀ではありません。そのため、確実にデータを処分したい場合は、やはり専門業者に依頼するのが確実でしょう。


パソコン内のデータ運搬方法

次に、パソコン内のデータを運搬する際に気を付ける点を見ていきましょう。パソコン内のデータは意外にデリケートで、パソコンが揺れるだけで壊れてしまうことも珍しくありません。また、移動中にパソコンを壊してしまうと、パソコン内に保存していた大量のデータをすべて失ってしまうことになりかねません。

 

  1. データをUSBに保管
    一台のパソコンだけにデータを保存していると、そのパソコンが壊れた場合にデータの復元ができません。USBなど、別のハードウェアにデータのバックアップを取っておきましょう。パソコン自体が壊れないように緩衝材で丁寧に梱包することも重要です。
     
  2. パソコンをロックする
    これは運搬時に限った話ではありませんが、パソコンのロックを設定することで部外者のアクセスを防ぐことができます。必ずログインパスワードを設定し、社員には部外者に教えないよう注意喚起しましょう。さらに、一定時間操作がない場合ログイン状態に戻る設定にしておきましょう。
     
  3. データを回復するソフトウェアをインストールしておく
    運搬時の衝撃で、パソコン上のデータが壊れてしまうことも十分ありえます。そんなケースに対応できるよう、削除してしまったり、壊れてしまったりしたデータを復元できるソフトをインストールしておくと安心です。


機密情報を処理する際の注意点


不要になった情報であれば、処理した後復元する必要はありませんが、機密情報を処理するうえで誤って必要な情報を処分してしまったり、処分した後で情報の確認が必要になったりすることもあるでしょう。そのため、機密情報の処理は慎重に行なう必要があります。ここでは機密情報を処理する際の注意点についてチェックしていきましょう。


データのバックアップ

パソコン内のデータは削除する前にバックアップを取っておいたほうが無難です。元データを削除し、一定期間サブデータを保管しておきましょう。決められた期間で使うことがなかった場合、初めてサブデータを削除し完全にデータを処分します。このとき、サブデータの消し忘れには十分に注意が必要です。


信頼のおける業者に依頼する

業者にデータの消去を依頼する場合も、慎重に業者選びを行なう必要があります。データ処理業務に特別な資格は必要ありません。書面の処分同様、信頼できる業者に依頼しなければ情報漏洩につながる可能性があります。2003年10月以降に販売されたパソコンは、「PCリサイクルマーク」がついています。このマークがついているPCであれば、個人契約か法人契約課にかかわらず、無料でパソコンを引き取ってくれます。データ消去も同時に行なってくれるため、安心でしょう。

また、パソコンショップに依頼することもできます。パソコンショップでもメーカー同様、パソコンの処分と共にデータ消去にも対応してくれるケースが多いです。ただし、ジャンク品を販売しているような店舗は注意が必要です。

 

まとめ

オフィスの移転時はバタバタするので、情報漏洩が起こらないよう事前に対策を練る必要があります。様々な情報が機密事項として扱われるため十分に注意し、適切な方法で処理できるよう、正しい知識を身につけましょう。

 

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