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会社を変える「5S活動」の目的とメリットを徹底解説!

カテゴリオフィスをもっと心地よくする 2019/04/10

5S活動とは何か知り、実際に行動してみることで、物の整理だけではなく、必要なスペース、不要なスペースなど、空間の整理ができるようになります。全社員で空間の整理ができると目に見える効果以外にも様々なメリットがあるといえます。では、どのように進めるべきなのか具体的な方法を確認していきましょう。

  1. 5S活動とは?
  2. 5S活動を行うことによるメリット
  3. 5S活動を行う際の注意点
  4. 5S活動の取り組みに順番はある?
  5. 5Sの応用編「仕事の5S」
  6. まとめ

 

5S活動とは?

5S活動とは?

ホンダの創業者である本田宗一郎やパナソニックを一代で築き上げた松下幸之助。彼らに共通するのは、著名な経営者であるというだけではありません。彼らは清掃や整理、整頓を大切にしていたという共通点があります。
名経営者も重視していたという整理、整頓。今、会社全体を挙げ、5Sに取り組んでいるという企業が増えています。まずは、5S活動について基礎知識のおさらいをしていきましょう。

5S活動って何?

5Sとは、1970年代の後半から80年代の前半にかけて使われるようになった言葉です。以前は整理、整頓、清掃のローマ字の頭文字をとった、3Sという言葉が使われていました。5S活動とは整理、整頓、清掃に加え、清潔、躾を加えた5つの活動のことです。一見、単なる掃除の要素のように思えますが、5Sが示すものはそれにとどまりません。

  1. 整理
    必要なものとそうでないものを区別して、必要ないと判断したものを処分することです。5S活動を進めるうえで重要な工程になります。本当に必要かどうかをしっかり判断できなければ、整理をしたつもりでも、その後必要ないものがどんどん出てきてしまいます。具体的にどのようなシーンで必要になるのか、その頻度はどの程度なのかをしっかり確認していく必要があるでしょう。
     
  2. 整頓
    使いたいものがいつも同じ場所になかったり、使った人が片付けなかったりすると仕事が滞ってしまいます。5S活動において整頓は、整理により必要と判断したものを使いやすい場所に置く作業です。使いやすい場所とは、配置方法を含め、明確なルールのもと定めた配置場所を指します。また、仕事に使う道具だけではなく、仕事の偏りをなくし無理な労働環境や仕事のムラを減らすことも意味します。これにより、より作業を円滑に進めることができるでしょう。
     
  3. 清掃
    身の回りの物や職場をきれいに掃除し、すぐに使える状態にしておくことです。また、その過程で必要な細かな点検も含まれます。
     
  4. 清潔
    3Sとなる整理、整頓、清掃を常に行い、自分だけではなく、第三者が見てもわかりやすい状態やきれいな状態をキープすることです。
     

  5. 職場のルールや規則を守り、習慣をつけることです。そのためには、全スタッフがその決まりを認知できるよう、周知しておく必要があります。

 

5S活動を行う目的

3Sは労働災害が多発し始めたという時代背景から、「職場の安全性を高める」ことを目的に考えられました。5Sは整理、整頓、清掃に加え、清潔、躾を加えた内容ですが、目的を考えると3Sとは一線を画します。

5S活動は仕事上、本当に必要なものだけを社内に残し、QCDSを高めるという目的があります。QCDSとはQuality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)、Safety、Security(安全)の頭文字を取ったものです。つまり、5S活動は作業効率を上げることを目的としています

 

 

5S活動を行うことによるメリット

5S活動を行うことによるメリット

5S活動には作業効率を上げたり、それに伴い、社員の意識改革を行ったりという目的があります。
では、導入することで具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

無駄がなくなる

オフィス環境が雑然としていると、様々な無駄が発生します。例えば、書類を探すという作業自体の無駄。それにより発生する移動の無駄。必要な道具や書類が見つからず、何もできずに待つ時間の無駄。不良・ミスによる無駄。「どこにあるか知りませんか?」と聞いたり、聞かれたりする無駄など……挙げればキリがありません。

作業を進めるうえで発生する無駄は5Sのどれか一つだけでも欠けると発生してしまいます。しっかりとした管理が仕組み化されていない環境下では、そもそも不要な作業が増えるという無駄が発生している状態です。5S活動を徹底して行うことで、無駄を削減することができます

 

心の整理がつく

割れた窓ガラス1枚が放置されると、割られる窓ガラスが増えていき、地域全体の治安が悪くなるという割れ窓理論があります。割れ窓理論でもいわれているように、デスクの上に書類が数枚置かれていると、また1枚、次はボールペン……というように、どんどん雑然とした環境になってしまいます。しかし、普段から5Sの考えが浸透していればそのような状況に陥る心配はありません。

5S活動の効果は、オフィス内が清潔かつ物を探しやすい状況にあるかどうかという点で、目に見えて分かります。そのため、パート、アルバイトを含めた全スタッフの心の整理をつけることもできます。

 

思考の改善

5Sに期待できる効果は仕事上の改善だけではありません。「部屋の乱れは心の乱れ」というように、部屋の状況は心理状況と密接にかかわりを持つという考えがあります。これは単なる格言ではなく、心理学的にも証明されています。

2011年、プリンストン大学の研究チームが実施した実験によると、周囲にガラクタがある状態だと、人間の集中力が下がるという結果が出ました。オフィス内が雑然としていると、脳の情報プロセスの過程で制限がかかり、作業効率が低下するとされています

 

視覚障がいの働きやすい環境づくり

どこに何が置くのか、明確なルールを定めることで、視覚障がいのある社員にとっても大きなメリットが得られます。特に企業方針として障がい者を積極的に雇用している企業であれば、5S活動を行うメリットは大きいでしょう。

視覚障がい者は自分の周囲状況をイメージしながら生活しています。そのため、周囲の状況がいつものイメージと変わっていたり、道具の起き場所が変わっていたりすると、思うように作業を進められないだけではなく、怪我をする危険性もあります。

5S活動が浸透し、整理が行き届いたオフィスであれば、決められた場所に決められたものが置いてあります。そのため、視覚障がい者でも、一度場所を覚えれば、健常者と同じように作業を進めることができるでしょう。普段から5S活動に取り組むことで、通路にダンボールなどの障害物を置かないようにしたり、作業効率を上げる動線を考えたりと5S活動を発展させていくことも可能です。

 

5S活動を行う際の注意点

5S活動を行う際の注意点

5S活動は身の回りの環境を整理・整頓し、その状態をキープしたり習慣づけたりすることで作業効率を上げていく活動です。
シンプルなように思える5S活動ですが、社内で進める場合はいくつかの注意点があります。具体的にどのような点に注意を払えば良いのか、チェックしていきましょう。

 

5S活動を目的としない

5S活動はその行動自体に効果があるのではなく、あくまで作業効率を高めるという目的を達成するための手段の一つです。そのため、5S活動を行っているという事実ではなく、結果に着目しなければなりません。

特に経営層や管理側のスタッフは5S活動を通してどのような結果が出ているのか定期的に評価する必要があるでしょう。結果に結びついた具体的な活動を洗い出すことができれば、ノウハウの蓄積ができるようになり、より効果的な5S活動を進めることができます。

 

5S=整理整頓ではないことに気を付ける

5S活動を行っている企業では、「清掃活動に力を入れている」「整理・整頓を徹底している」という表現は使いません。「5S活動をしている」と胸を張って言うのは、単なる整理・整頓ではないということです。

5S活動を円滑に進めるためには、1つ目のSとなる整理を徹底しなければなりません。この工程で、必要なものとそうでないものをしっかり見極めなければ、不要なものは次々と生まれていきます。

また、不要なものが生まれた背景をしっかりと考えることも重要です。不要なものがあるということは、それに伴う無駄な作業があるはずです。整理・整頓をしたつもりでも、見た目ばかりにこだわって簡素にまとめると使いたいときにすぐ取り出すことができなかったり、必要なファイルが見つからずに作業が滞ったりと、作業効率が落ちてしまいます。

 

5S活動の取り組みに順番はある?

5S活動の取り組みに順番はある?

ここまで、基本的な5S活動の内容について解説してきましたが、実は、5S活動には順番があり、順番を守らなければ非効率的な施策になってしまいます。

例えば、整理の前に整頓をしてしまうと、本来必要のないものも同時に整頓してしまうことになり、無駄が生まれます。
そのようなことにならないように、順番を守って5S活動に取り組む必要があるのです。

前述したように、「清潔」に関しては整理、整頓、清掃の活動を続けていく、または続けられるように工夫することを指し、「躾」に関しては習慣になっている結果の状態を指します。そのため、順番として意識すべきなのはそれ以外の3ステップということになり、順番は、

  1. 整理
  2. 整頓
  3. 清掃

となります。それぞれ解説していきます。

  1. 整理
    まずはじめに行うことは「整理」です。ここでは、徹底的に必要のないものを処分します。不要なものがあると次のステップの整頓の時間も長くなり、とにかく効率が悪くなってしまいます。
    整理の段階で必要なものだけを残すことがもっとも意識すべきことです。
     
  2. 整頓
    「整頓」は、整理で残った必要なものを、作業効率を加味した上でその数や置く場所などを決めることです。
    作業効率や仕事のしやすさを求めることは、次のステップである「清掃」のしやすさにも関わりがあります。
    整頓することで清掃の時間も手間も短縮することができます
     
  3. 清掃
    ここでの「清掃」とは、単に掃除をすることだけではありません。いつ、誰が、どのように掃除をするのか、を決め、全員でそれを守ることを目的とします。
    このように、決めたルールを守ることで次のステップに移ることができ、整理から清掃までのステップを継続的に行うことができれば、「清潔」「躾」とつながっていきます。

「清潔」「躾」に関しては継続していくうちに到達していくステップであり、上記で解説した3つのステップを、試行錯誤を加えながら続けていくことが重要です。

 

5Sの応用編「仕事の5S」

5Sの応用編「仕事の5S」

前述したように、本来、5Sとは整理、整頓、清掃、清潔、躾を指します。しかし、現在5Sに含まれる要素は多様化し、6つ目、7つ目のSを掲げる企業や、本来のS以外の意味を掲げる企業もあります。

例えば、日本電産グループでは「作法(sahou)」を、東芝では「しっかり(sikkari)」「しつこく(situkoku)」を追加し、7Sとしています。他にも「勤勉(sincerity)」などを5Sの要素に加えている企業があります。

また、トヨタでは5S活動を行ううえで「1つずつ」というルールを掲げています。例えば、各担当者の持つ工具や補給部品は1つにとどめ、なくなった時点で補給します。これにより、保管スペースを最小限にとどめることが可能です。また、こまめに補給できるため、常に新しく整備の行き届いた状態を保つことができます。

これらの施策は5S活動そのものに意味があるのではなく、5S活動の意味そのものを理解し、結果を引き出した良い例です。5S活動は明確な線引きがないぶん、企業の色を出しやすい施策でもあります

 

まとめ

オフィスに無駄なスペースがあると、従業員の生産性を低下させる原因になる可能性があります。

そこで、5S活動に取り組むことによりオフィス環境を見直すきっかけづくりができますので、社内の無駄をなくし、より仕事環境・効率の良いオフィスを目指していきましょう

 

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