オフィス検索
坪 ~ 
フリーダイヤル
0800-888-2772

「引っ越せば終わり」ではない!オフィス移転前後にやるべきこと

カテゴリ物件探しや移転スケジュールを知る 2018/01/10

オフィス移転を検討した際、新しいオフィスを決めて引越することばかりに気をとられがちです。

しかし、引越すればオフィス移転は無事に終了するわけではありません。
関係官庁への手続きや従業員・取引先への周知や対応など、さまざまな作業が発生します

そこで、新しいオフィスへの引越やそれ以外のタスクを一覧で紹介します。オフィス移転時やチェックリスト作成時にご活用ください。

  1. オフィス退去・新オフィス選定・引越に関するタスク
  2. 関係官庁への手続き
  3. オフィス移転挨拶状
  4. その他のオフィス移転関連タスク
  5. チェックリスト活用でオフィス移転をスムーズに

オフィス退去・新オフィス選定・引越に関するタスク

オフィス移転のタイミングは、人員の増加によって作業効率が落ちてくる前がよいといわれていますので、新卒の入社や中途採用のタイミングを考え、日程を調整しましょう。

オフィス移転を決めたらまずは移転スケジュールを作成する必要があります
そのスケジュールの骨格を成すのは、旧オフィスの退去と新オフィスの選定、そして引越です。
スムーズに移転を行わなければ業務バランスが崩れ事業に悪影響が及ぶ可能性があるため、綿密な計画を立てチェックリストを作成して対応することが大切です。

旧オフィスに関する主なタスクは解約予告の時期を確認して通知すること、保証金や預託金と呼ばれるものの返還時期確認、そして原状回復工事です。原状回復工事については、原状回復条件の確認、工事内容確認、費用確定そして工事完了確認などのタスクが含まれます。新オフィスに関する主なタスクは、新オフィスの選定、レイアウトプランの作成、引越計画です。

新オフィスの選定に関しては、エリア、最寄り駅からのアクセス、周辺施設等のビル立地の調査・選定、ビルグレード、設備、入居テナント等のビル自体の調査・選定を行ったうえで賃貸コストを試算し、必要に応じてオーナーや不動産業者と交渉をして決定します。

レイアウトプラン作成に関するタスクとしては、動線計画、フロアレイアウト作成、受付や会議室等の共用部分のプランニング、電話やパソコンなどに必要となる配線計画、防火などの関連する法令に関する適法確認、電力容量確認などがあげられます。
引越については、引越時期の確定、移転物品・残留物品・廃棄物品リスト作成、梱包や搬出・搬入に関する説明会実施、廃棄物処理方法の確認と徹底、当日の作業分担表作成などがタスクになります。

 

関係官庁への手続き

関係官庁への手続き

旧オフィスを退去して新オフィスに引っ越するだけではオフィス移転は完了しません。関係官庁への手続きも必要となります。
それぞれの手続きに関し、どこに対していつまでにどんな届けを出せばよいのかがわかる届け先リストを作成して対応するのが基本です。届け先リストに載せるべき手続きを時系列に示すと次の通りになります。

移転前の手続き

まず移転前の手続きですが、転居届と電話架設申し込みの手続きが必要となります。
転居届は旧オフィス管轄の郵便局に「郵便物届出変更届」を提出することで行います。電話架設申し込みは116番で受け付けており、既契約移設や新規申し込み、電話撤去依頼を行う場合に連絡します。

移転後の手続き

続いて移転後です。
5日以内に年金事務所などに対して「適用事業所所在地・名称変更届」の提出が必要となります。
健康保険や公的年金のための届出です。また、移転後速やかに提出とされているものがあり、「労働保険名称・所在地等変更届出書」を労働基準監督署へ、「防火管理者専任届」を移転先消防署予防課へ提出します。さらに、「車庫証明」に関しては移転先警察署への提出が必要です。

移転後10日以内に提出とされているものとしては、労働基準監督署に提出する「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書労働保険関係成立届」と公共職業安定所に提出する「雇用保険事業主事業所各種変更届」があげられます。それぞれ労災保険や雇用保険に必要な手続きです。

本店を移転する場合は、原則として移転後2週間以内に法務局への本店移転登記が必要になります。支店移転については原則3週間以内に移転登記が必要です。

さらに1カ月以内には、税務署に対して「給与支払い事務所の開設・移転・廃止届出書」を提出することになります。関係官庁への手続きは多岐にわたりますので、届け先リストを作成して確実に対応するようにしましょう。

 

オフィス移転挨拶状

オフィス移転挨拶状

オフィスの移転に関する準備を進み始め、一息ついた頃に思い出しがちなのが、住所移転のお知らせです。
取引先としては、郵便物の宛先が変わったり電話番号が変わったりすることになりますので、取引先データベースの更新や担当者への変更情報の伝達などの対応が発生します。また、オフィス移転によって商品などの納品先が変わる場合は、出荷部門なども変更対応を迫られることになります。

そのため、オフィス移転を行う場合は、取引先が余裕を持って対応できるように早めにオフィス移転の挨拶状を送付することが重要です。移転の挨拶状に関するタスクとそれぞれのタイミングですが、まず3カ月~4カ月前には案内状の準備を開始します。やるべきタスクは、以下の3つになります。

  1. 新たな住所と電話番号・FAX番号の確認
  2. 案内状の送付先のリスト作成、通知方法の振り分け
  3. 挨拶文の作成

通知方法とは、案内状を郵送もしくはメール、FAXで送付することを指します。一般的には郵送で代表者宛てに1通送ることが多いです。そのため、大きな取引先などの場合は、郵送だけでなくメールやFAXで担当者間の連絡を行うこともあります。形式的な挨拶にとどまらずビジネスが滞りなく継続できるようにするという観点で準備をすることがポイントです。

挨拶状には、挨拶文に加えて住所、電話番号・FAX番号、移転時期そして代表者名を記載します。
挨拶状の送付は遅くとも1カ月前まで済ませるようにしましょう。送付後に電話などでフォローしておけばより確実に移転を知らせることができます。

取引先などから移転祝いの花などが贈られた場合は、お礼状を送ることを忘れずに。

 

その他 オフィス移転関連タスク

オフィスの引越しや関係官庁への手続き、挨拶状送付以外にもタスクがあります。引越業者やレイアウト業者、OA機器業者の選定は新旧オフィス移転の検討の中で行われるはずですが、忘れがちなのがその他サービス業者などの選定です。オフィスが移転すれば新契約が必要となりますので、オフィス移転のタスクとしてチェックリストに載せて置く必要があるでしょう。

また、社内への対応としてのタスクもあります。社員への移転計画説明や従業員向けオフィスガイド作成、新オフィス座席表作成、封筒や名刺、レターヘッドなどの社内印刷分関連の刷新が必要となります。社員に対しては、メールの署名部分の書き換えなども周知していく必要があるでしょう。会社案内やホームページの情報変更についての対応も行います。

さらに、関係官庁以外への住所変更手続きも発生しますので、チェックリストを作成して確実に対応することが求められます。具体的には、金融機関・クレジット会社・リース会社・新聞社・会員加入している会社・加入団体などがあげられます。

 

チェックリスト活用でオフィス移転をスムーズに

チェックリストの活用でオフィス移転をスムーズに

オフィス移転を実行するためには、数多くのタスクをこなしていくことが求められます。

そのため、やるべきタスクをすべてピックアップしてチェックリストを作成することが大切です。やるべきタスクが網羅されているチェックリストがあれば情報の共有化も可能になり、未対応のタスクの発生も防げます

新旧オフィスの引越といった部分だけでなく、挨拶状や関係官庁への手続きなども網羅したチェックリストを作成して、オフィス移転に臨むことをおすすめします。

 

関連コラムのご紹介

Runway移転のシカタではこの他にもオフィス移転に必要な知識や心構え、コスト削減方法などをご紹介しております

オフィス移転が初めての方も久々の方も、ぜひこの機会に御覧ください!

使える面積が狭かった?!オフィス契約時の面積の考え方をご紹介
オフィス移転準備はいつから始めればいいの?移転のスケジュールの組み方をご紹介
いざというときに必要になるBCP ”事業継続計画”とは?策定までの流れと注意点について解説!

 



Runwayでは現在オフィス移転がはじめての方にオフィス移転基礎編ハンドブックを無料プレゼント中です!
今回の内容も図解でわかりやすくし、チェックポイントもまとめて掲載しております。