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社内コミュニケーションの密度向上がオフィス移転成功の鍵!

カテゴリ引越し・社内向け 2018/03/09

オフィス移転は規模の大小に関わらず、企業にとって一大イベントです。移転担当者は、各部署の担当者との協働が不可欠になってきます。特に担当者以外の社員との連携やプロジェクトの周知には注意を払う必要があります。オフィス移転は他人事と思われない様、各社員に当事者意識をもたせる事がオフィス移転を円滑に進めるポイントです。

 

  1. 情報の共有はまずリストづくりから
  2. 移転作業で発生する「無駄」の原因はどこに?
  3. 日頃からの人脈作りが社内調整のカギ
  4. 社外の人脈も積極的に交流しましょう
  5. 移転プロセスの「マニュアル化」でマネジメントに集中する
  6. まずはコミュニケーションの活性化を

 

情報の共有はまずリストづくりから

計画段階から考えれば、オフィスの移転は長期にわたるプロジェクトとなります。物件の選定からスケジューリング、またオフィス家具の新規発注や、移転先での情報通信環境の設計と整備など、解決すべき問題が山積みです。

このような状況で漏れなく必要な作業をこなしていくには、リストづくりが欠かせません。オフィス移転で必要になってくるのが「コンタクトリスト」です。作業に関わる各部署の関係者をもれなくリストアップし、情報を共有する移転のワーキンググループを作成しましょう。

次に、プロジェクトにはゴールが設定されますが、移転作業のゴールから導き出された「TODOリスト」が必要となります。これは業務バランスを考慮して、それぞれの担当ごとに作成し配布します。このようなチェックリストを上手く機能させ、作業を円滑に進めるポイントは、PDCAサイクルに乗せることです。

そして、ワーキンググループで情報を共有するミーティングを定期的におこなって、その進捗を共有します。つまり、PlanとDoまでをTODOリストで管理し、ミーティングでCheckを行い、軌道修正のための次のActionを決めて実行する、というイメージです。

 

移転作業で発生する「無駄」の原因はどこに?

ここで、移転作業における社員の行動について考えてみましょう。通常のオフィス移転の場合、移転前日までに各社員のデスクに移転用のボックスが配布され、そのなかに書類や私物を詰めてもらうことになります。指定された時刻までに梱包作業を終えること、不用品はできるだけ処分して移動する荷物量を減らすことが望ましいです。

この作業は非常に手間と時間がかかり、かつ一見すると生産的ではないため敬遠されがちな作業です。多忙な社員であればあるほど、日常業務と無関係な作業は直前まで放っておかれるものです。直前で対応してしまうと、取捨選択する余裕もなく、結局は不要なものも全て移動することになります。オフィスの移転は不用品を処分する絶好の機会です。にもかかわらず、使用しないものまで運搬し、移転先でも置き場所を確保しなければならず、移転費用と保管スペースという二重の意味での無駄が発生してしまいます。

このような事態を引き起こす最大の原因は、当事者意識の欠如にあります。「オフィスの移転は自分とは関係がないのだ」という意識が出ない様、事前に説明会などを開催するなどし、理解を深めてもらう場を設けた方が良いでしょう。

 

日頃からの人脈作りが社内調整のカギ

実際の移転作業の効率性を担保するのは、各社員となります。全ての関係者が当事者意識を持っていれば、効率の良いオフィス移転が実現可能となりますが、日常業務と無関係に思われる作業への当事者意識を持たせるモチベーションはどこから得られるでしょうか。

作業を進めるにあたり、もっとも重要なものが常日頃からの社内の人脈作りと言えます。 冒頭で述べたPDCAを円滑に回すのも、各社員に当事者意識を持たるのも、他部署との連携やコミュニケーションをとる事が大切になってきます。簡単に言えば親睦を深めることです。

コミュニケーションが深まれば、オフィス移転は業務環境改善に役立つものだという理解を得られ、自分たちの利益になるものと分かれば、積極的に協力しようという気持ちが芽生えることでしょう。そうなれば敬遠されることなく、無駄も減り、コストパフォーマンスの良いオフィス移転が遂行できます。その為には日常的な人脈構成の努力を怠らないということがポイントになってきます。

 

社外の人脈も積極的に交流しましょう

日頃から社内の人々と積極的に交流する機会を持っておくことは様々な作業を円滑に進める先行投資といえます。人と人の間に立って調整しながら秩序を構築するには、その人達との良好な関係を持つことが前提です。移転担当者には負担がかなりかかると思いますが、このような人脈こそが快適に仕事を継続させていくポイントになります。

この重要性は社内だけではありません。オフィス移転では社外の人脈も積極的に活用する必要があります。具体的には、不動産の仲介業者や移転先の内装業者、さまざまな物品を移送する引越業者、家具や什器のメーカー、情報技術系サービスプロバイダーなどがあります。彼らも移転プロジェクトの中心的な役割を果たすコアメンバーといえます。

頻繁にミーティングを開き、図面や資料などわかりやすい情報提供を行い、コミュニケーションの密度を高めるように心がけましょう。実際の移転作業では、移動する物品の量に比例して、さまざまな問題が発生します。その際に復旧のスピードを早めてくれるのは、社外の業者との日頃のコミュニケーションの密度なのです。

 

移転プロセスの「マニュアル化」でマネジメントに集中する

多くの人を巻き込んで円滑にプロジェクトを進めるには、そのプロジェクトについて知ってもらう必要があります。コンセプトの解説から、具体的な作業に至るまで、情報共有に役立つのがマニュアルです。マニュアルを作成することで、専門外であっても、記載された内容にそって作業を進めれば一定レベルの成果を得ることができるでしょう。

オフィス移転についても、すべての作業やスケジュールをマニュアル化して、実際の作業を各社員に動いてもらう、というのが移転担当者としての理想です。まず複雑な作業を個人が扱える単位までパッケージ化し、自らはマネジメントに集中できるような体制を整えるのが基本となります。

とはいえ、移転担当者が積極的に動かなければプロジェクトは進展しませんが、オフィス移転プロジェクトの主役はあくまで社員自身であって、移転担当者はそのマネージャーであるという基本を忘れないようにしましょう。

 

まずはコミュニケーションの活性化を

移転に限らずプロジェクトの成功のカギを握るのは、協力体制の取れる組織作りです。各社員の協力がなければ、その分の作業は全て業者や移転担当者の負担となり、経済的にも精神的にも大きなダメージとなります。

快適なオフィス移転マネジメントを遂行していくためには、常日頃から様々な人とコミュニケーションをとり、より良い環境作りをしていくことが大事なポイントです。

 

 

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