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オフィス管理や企業の運営を支える存在~総務の仕事とは?

カテゴリ引越し・社内向け 2018/03/13

社内コミュニケーションの密度向上が移転成功の鍵!”でもお伝えしましたが、社内コミュケーションの密度向上はどのようにすれば良いのでしょうか?

会議や説明会を行うのも良い手ですが、まずは”お互いのことを知る”ことが成功への第一歩です。このコラムでは、企業の中での漠然としがちな総務部門についてご説明いたします。

なんとなくイメージはしていても、あやふやな部分も多いのではないでしょうか。このコラムを参考にして、成功への第一歩を踏み出しましょう。

 

  1. 総務ってどんな仕事?
  2. 社内文書の作成
  3. 備品とオフィスの管理
  4. 社員の採用と労務管理
  5. 企業の運営を支える存在

 

総務ってどんな仕事? 

総務の企業の中での仕事は、「管理」が大半を占めます。管理とは、企業の運営に関するものから社員の労務に関する人事的なものまで、そのカバー範囲は多岐にわたります。

通常、企業は製造と販売を行い利益を生み出します。サービス業であれば、サービスの提供に対して対価を受け取り利益を生み出すという流れがあります。この流れの中には多くの管理しなければならないものが存在しています。例えば、製造業であれば、製造するための機械があり、そこで働く社員がいます。その機械の資産管理や社員の労務管理などが総務の役割となります。

企業の花形と言えば「営業職」が思い浮かびますが、日々スムーズに企業として運営していくためには、堅実な総務部門が必要です。総務部門がきちんと整っているからこそ、企業として安定した運営ができると言えるでしょう。

そのため、総務の業務内容はとても幅広いものになります。企業の規模にもよりますが、大規模な企業であれば、総務と経理、人事部門を完全に分離しているケースが多くあります。

一方、小・中規模の企業の総務であれば、経理、人事、管理を含めて担当していることも多く、更に経営企画から秘書業務、採用業務など総務部門は非常に多岐に渡る業務範囲が特徴です。まさにオールラウンドな分野の知識が求められることがあります。

 

社内文書の作成

総務の業務には社内文書の作成や契約書の作成・チェックなどがあります。社内で行う会議の資料を作成することや、社内、社外向けの報告書の作成、経営会議などの重要な資料を作成することもあります。また、コンプライアンスチェックをした上での契約書作成や安全管理など法令知識が求められる業務もあります。

 


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備品とオフィスの管理

社員が使用するPCや社用車、コピーなどのOA機器、用紙や筆記用具などの小さな事務用品に至るまで、社内で普段何気なく使っている会社用のものは総務部門が全て管理しています。経費コストと照らし合わせながら、他の部署の業務が滞らないように不足があれば補充するなど適時対応しています。

オフィス管理も総務の仕事になります。企業はオフィスを賃貸している場合が多く、その賃貸契約の書類作成や管理をします。オフィスだけではなく、例えば、倉庫や駐車場なども管理し、決められた期限の条件が終了する場合は継続をしたり、新たな物件を検討するなど、会社の業務がスムーズに運営できるようにしていきます。

もし、オフィスを移転するとなった時、企業が拠点とするオフィスの規模や費用、条件などを経費換算しながら検討し、生産性向上を目的に、戦略的にオフィスの設備やレイアウトを設計する。といったことを行います。まさに、オフィス移転の中心となって動いていく、重要なポジションです。

 

ファシリティマネジメント業務

総務の業務であるオフィス管理の中には、ファシリティマネジメントも総務の重要な業務のひとつになっています。ファシリティマネンジメントとはオフィスの環境を整備することで、企業の生産性向上や運営効率改善といった、経営サイドに立つ視点での取り組みになります。どのようなオフィス環境であれば生産性が向上するのか、よりコストが削減されるのかなど、最終的な決定権を持つ経営陣に対して視覚的にも統計的にも納得してもらえる提案力も求められます。ファシリティマネジネントは近年の総務の仕事として大変注目されています。

 

社員の採用と労務管理

小・中規模の企業の場合、新入社員の採用や社員の勤怠管理、労務管理も総務が担当することがあります。具体的な業務としては、社員を採用する場合に求人票を作成し、応募資料の整理や連絡・調整を行い、採用社員が入社するまでのサポートも行います。

また、働いている社員の勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなど労務管理も行います。労働監督署やハロワーク、日本年金機構など関係機関と決められた期日にしっかりと完了させることや、社員の給与計算を正確に行うなど迅速さと正確さが求められます。人出が足りないときの人材派遣手配も総務の業務となっています。

また、秘書課が無い企業の場合、電話受付や窓口業務、メールの管理といった秘書的な業務も総務部として範囲に含まれるケースもあります。

 


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企業の運営を支える存在

オフィス管理や採用・労働管理など総務での代表的な業務について紹介しましたが、細かく紹介しだすときりがない程、総務の業務には様々なものがあります。

総務は、最も総合的な能力が必要な部署の一つと言えます。まさに企業の運営を支える存在です。

総務には様々な場面にも対応できる対応力や、コミュニケーション力が求められます。コミュニケーションの密度向上を普段から意識して養っておくことで、オフィス移転等のいざという時に心強い助けになるでしょう。

 

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