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勤怠はどう管理する?エクセルとクラウドの勤怠管理システムを比較!

カテゴリオフィスをもっと心地よくする 2018/04/11

社員管理業務のひとつである勤怠管理は給与計算の元ともなる、社員ひとりひとりの勤務状況を確認する重要な業務です。
主な勤怠管理方法にはエクセルと勤怠管理システムがあり、それぞれに特徴があります。
オフィス移転を考えた時、社員数も増えることからシステムを一新する企業が増えています。新しいオフィスではどんなシステムが理想的なのでしょうか?

それぞれの利用環境を紹介いたしますので、この機会に自社に合う管理方法を検討し、こちらの記事を参考にしてみてください。

 

  1. エクセルによる勤怠管理
  2. エクセル勤怠管理の特徴とそれに合ったシチュエーション
  3. エクセル勤怠管理テンプレートご紹介
  4. クラウド型勤怠管理システムによる勤怠管理
  5. クラウド型勤怠管理システムの特徴とそれに合ったシチュエーション
  6. クラウド型勤怠管理システムのご紹介
  7. 最後に

 

エクセルによる勤怠管理

主な打刻方法

エクセルによる勤怠管理を行う場合、「タイムカード」もしくは「出勤簿」による出退勤時刻の管理が主流です。

 

タイムカード

「タイムカード」は、最も一般的に使われているシステムのひとつです。専用のレコーダーにカードを差し込むことで、出勤と退勤時間を記録してくれます。もし差し込みを忘れた時や、修正をしたい場合は、その部分を手書きで対応可能です。

 

出勤簿

「出勤簿」は、専用の書式などに社員が自己申告で記入するものです。比較的小規模な企業の場合に採用しているケースが多く見られます。例えば、月初めから月末までを日々社員に記入してもらい締日に提出してもらいます。これらで記録したデータをエクセルに入力し、集計する形で管理します。タイムカードはレコーダーの機能によっては集計まで行えるものや、PCにデータを取り込めるものもあります。

 

エクセル勤怠管理の特徴とそれに合ったシチュエーション

エクセルで勤怠管理を行う最大の特徴は、その手軽にあります。
数多くの企業で導入しているMicrosoft Officeで勤怠管理を行えば、別途コストをかける必要がありません。
また、勤怠管理テンプレートなども豊富なので、専門的な知識に頼らず導入することが可能です。
エクセルの場合社員ひとりひとりの一ヶ月の労働時間を割り出すため、出退勤時刻を転記し集計します。社員数が多くなると集計時間は長くなります。

主なシチュエーション
・中小規模で展開している企業・分社
・担当部署ごとに集計する場合
・一定の時間のみ残業制度を設けている企業
・残業制度を設けていない企業

これらの場合は集計の際に、様々な入力を省く事ができるため。エクセルとの相性が良いと言えます。

 

エクセルの無料勤怠管理テンプレートのご紹介

エクセルで勤怠管理を行う際に役立つExcelテンプレートをご紹介します。

 

出勤簿エクセルシート

手書きの出勤簿と同じような書式のエクセルテンプレートです。マクロを使い入力データをもとに勤務時間を計算します。

EXCEL勤怠テンプレートより:『http://zestyoga.net/kintai/archives/143

 

勤怠集計テンプレート

残業割増、深夜割増、深夜残業割増など時間帯の違う勤務体系にも対応できるテンプレートです。アルバイトやシフト体制勤務が混在してる場合に便利です。

EXCEL勤怠テンプレートより:『http://zestyoga.net/kintai/archives/109

 

自動計算できるエクセルシート

正社員の勤務時間を集計するテンプレートです。時間を入力することにより自動で計算してくれます。

EXCEL勤怠テンプレートより:『http://zestyoga.net/kintai/archives/100

 

クラウド型勤怠管理システムによる勤怠管理

主な打刻方法

クラウド型勤怠管理システムを使用する場合、主な打刻方法は「ICカード」もしくは、「クラウド型勤怠管理システムの機能」を利用したオンライン打刻の2つがあります。「ICカード」は、タイムレコーダーがより進化した形になりますが、読取機械にカードをかざしたり、指紋認証を行ったりすることで勤怠の記録をします。記録から最終的な勤怠管理まで自動的に処理されるという点が優れていると言えるでしょう。

 

クラウド型勤怠管理システムの機能

クラウド型勤怠管理システムに社員ひとりひとりのマイページが割り当てられ、そこから打刻を行う方法です。システム毎に細かな違いはありますが、個人のPCやモバイル端末から打刻を行うことができるので、テレワークや在宅勤務に対応可能という強みがあります。

 

クラウド型勤怠管理システムの特徴とそれに合ったシチュエーション

クラウド型勤怠管理の大きな特徴は、集計時間の効率化にあります。
記録されたデータは自動で計算され、リアルタイムで勤怠管理を行うことが出来ます。
クラウド型勤怠管理システムは瞬時にデータが反映されるため、社員の残業時間や労働基準法の尊守に素早く対応出来ます
社員数が増員した時はアカウントを追加するだけで同じく勤怠管理を行うことが出来ます。

主なシチュエーション
・出張頻度が多くある場合
・在宅勤務者が多い企業
・勤怠管理を担当する社員が業務を掛け持っている場合
・シフト制やフレックス制など社員によって勤務する時間が異なる場合

これらの場合、状況によって集計方法を変更する必要があります。クラウド型勤怠管理システムを導入することで、状況に合わせて効率良く集計を行えるでしょう。
また、新たな部署の立ち上げ時や、増員によるオフィスを移転を考えた時、導入を検討してみても良いでしょう。

 

クラウド型勤怠管理システムのご紹介

 

ジョブカン

https://jobcan.ne.jp/

機能が豊富に用意されている勤怠システムです。時間の記録方法はスマホ、PC、タブレット、ICカード、指紋認証などバリエーションが豊富で、中規模から大規模な企業にも対応できます。1ユーザー200円から利用でき、10,000名まで対応可能なので社員の多い企業でも導入しやすいでしょう。

運営企業:『株式会社Donuts

 

jinjer(ジンジャー)

https://hcm-jinjer.com/

Jinjerは、多機能でありながら操作がしやすいという点が特徴です。チャット機能も完備され、専用端末も必要ない実用的なシステムです。ジョブカンと同じく、1ユーザー200円から、最大10,000名までの対応可能です。

運営企業:『株式会社ネオキャリア

 

RecoRu(レコル)

https://www.recoru.in/

RecoRuは、やさしい導入サポートが特徴のシステムです。シンプルな機能とともに小規模・中規模の企業でも安心なコストも実現しています。給与計算との連携機能もあり、1ユーザーは100円から利用可能です。

運営企業:『中央システム株式会社

 

最後に

近年では、フレックス制や裁量労働制など働き方が多様化し、それに伴い勤怠管理の仕方も複雑になってきています。
手作業での不安を抱える企業や、自動化の導入をしても効率化がうまくいかない企業もあります。
会社にとって最も最適なシステムはどのようなものなのか、それぞれをしっかりと検討したうえで進めて行くことで、最適化へとつなげる事ができるでしょう。

 

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