オフィスを移転することが決まったら、取引先などお世話になっている関係者や企業へ移転の案内を出します。
この時、案内の出し方や案内状の内容など、取引先に失礼の無いように行う必要があります。また、案内を受け取った側もお祝いを贈る際には品物の選び方や相場など、気をつけるべきマナーがあります。そこで今回は、オフィス移転の案内を「送る側」と「受け取る側」、それぞれのマナーについて解説いたします。

 

1. オフィス移転の案内をする側
2. オフィス移転の案内を受け取る側
3. 移転祝いを送る際の相場と贈り物
4. 移転祝いのお返し
5. 移転祝いの胡蝶蘭・観葉植物・花綸の処分方法
6. 移転祝いのタブー
7. 移転祝い・返しをしっかり選んで良好な関係を続けよう

 

オフィス移転の案内をする側

案内状に記載する内容

オフィス移転が決まったら、移転のお知らせと挨拶を伝えるための案内状を手配します。案内状には必要な4つの事項を記載しましょう。

1. 挨拶分
2. 移転先の住所
3. 移転先の電話番号/FAX番号
4. 移転日

移転先付近の地図があると見た目にも分かりやすくなるので、紙面のスペースが許すようであれば、最寄り駅からの簡単な地図を添えるといいでしょう。

 

オフィス移転の案内はいつまでに出す？

請求書などの郵便物が移転先の住所にしっかりと届くようにしましょう。
遅くともオフィス移転の案内は移転日の１ヶ月前から２週間前までには、相手に届くように送ると良いでしょう。
直前の案内になってしまうと、移転直前で慌ただしいなか移転に関する問い合わせに対応したり、大切な書類が移転前の住所に届いてしまったりといったトラブルが起こりかねません。印刷物のデザインを決めたり、宛先のリストを作成したり、案内状の作成は思った以上に時間がかかります。移転日や電話番号が決まっていなくても、挨拶文の文面やデザインは前もって準備しておくことができます。余裕を持って案内ができるように、準備しておきましょう。

 

案内方法

オフィス移転の案内は、はがきで送ることが一般的とされていますが、最近ではメールで送ることも増えています。
会社によってさまざまですが、メールの場合はどうしても簡素な印象を与えてしまうため、取引先にははがきで送り、担当者にはメールやFAXなどで送るなど、相手に合わせて案内方法を変えるのも良いでしょう。また会社のホームページには、移転の案内を掲載しておきます。

 

はがきで送る場合

移転の案内をメールで送るケースが増えているからこそ、はがきの案内状は丁寧な印象を与えます。今後もお世話になる取引先には、改めてはがきで送るようにしましょう。はがきの挨拶文には、「冒頭の挨拶」「時候の挨拶」「結びの挨拶」が必要です。

 

メールで送る場合

Photo by Karolina Grabwoska - kaboompics.com

メールの場合ははがきと違い時候の挨拶を使わないため、堅苦しくない印象になります。
ただ取引先によっては簡素な印象を与えてしまうかもしれません。丁寧な文面を添えて、定型文を一斉メールで送るのではなく、会社名や担当者名を書き加え、個別に送ることでより丁寧な印象になります。日頃の感謝の気持ちや、「お近くに起こしの際は、ぜひお立ち寄りください」など、ひとこと添えておくと良いでしょう。

 

 

オフィス移転の案内を受け取る側

取引先からオフィス移転の案内を受け取ったら、今後も長くお付き合いできるように、移転祝いを送りましょう。

 

移転祝いを贈る時期は？

移転祝いは、移転の当日～2週間後までに先方に届くように贈るのが良いとされています。ただし、当日は引越しで忙しいという企業も少なくないため、贈っても問題ないか確認をとっても良いでしょう。また、移転パーティーや式典が開催される場合には、当日に贈るようにします。

 

移転祝いを贈ってはいけない場合

経営状態が悪化し、事業を縮小することに伴うオフィス移転は会社にとって喜ばしいことではないので、お祝いを贈ることは失礼にあたります。
また、先方がお祝いを辞退している場合は移転祝いを贈る必要はありません。こういった判断は難しく、お祝いをするかどうか迷った場合は社長や上司に判断を仰ぎ、今後の関係性を崩すことがないように慎重に対応しましょう。

 

 

移転祝いを送る際の相場と贈り物

相場

移転祝いの金額は先方との関係や取引状況によって変わってきますが、一般的には以下の様な相場となっています。

• 軽い付き合いの企業：1～2万円
• 取引先の企業：3～5万円
• 特別な取引先の企業：5万円～

定番の贈り物

• 現金、商品券
  現金や商品券は移転に伴って必要なものを揃えるのに役立ちます。簡素なイメージを与えないようにお祝いの言葉を添えると良いでしょう。
   
• 花、観葉植物
  胡蝶蘭は「幸福が飛んでくる」という花言葉を持ち、鉢植えは「根付く=そこで長く繁栄する」として縁起が良いことからも、おすすめの贈り物です。
   
• お菓子、お酒
  お菓子は先方の従業員数で分けられる量があり、日持ちもするものを選ぶと良いでしょう。
   
• カタログギフト
  カタログギフトは贈られた側が欲しいものを選べます。オフィスで役に立つ商品が多いものを選ぶと良いでしょう。
   

 

移転祝いのお返し

いただいたオフィスの移転祝いには、お返しをするのがマナーです。失礼の無いように、しっかりチェックしていきましょう。

 

移転祝いはいつまでに返す？

移転祝いのお返しは、お祝いをいただいてから１週間を目安に、遅くとも1ヶ月以内に贈ります。
品物を贈る場合、移転前後は慌ただしくお返しの品物を用意するのが遅くなるかもしれません。その場合は、取り急ぎお礼状を送り、まずはお返しの気持ちを表しましょう。お返しの品物には、紅白蝶結びののしに「御礼」または「内祝」と記しましょう。取引先が移転パーティーや式を開催している場合は、来訪者をおもてなしすることでお返しの気持ちを伝える事ができます。手軽に持ち帰れるような手土産を用意しておきましょう。

 

移転祝いのお返しの相場と贈り物

移転祝いのお返しは取引先との関係によっても変わりますが、半返し、つまりいただいた品物の半分の金額が相場となります。
お返しは手軽に贈ることができ、相手の負担にならないものがおすすめです。お菓子の詰め合わせセットやタオル、オフィスグッズなども人気ですが、贈った相手に好きなものを選んでもらえるカタログギフトも近年では人気になっています。

 

移転祝いのお返しに贈ってはいけないもの

移転祝いのお返しで好ましくない贈り物は、お祝いでいただいた品物と同じものや、商品券・現金などです。現金を頂いたのでお返しに商品券を贈るといったように、同じものを贈るのは好ましくありません。

 

移転祝いの胡蝶蘭・観葉植物・花輪の処分方法

胡蝶蘭や観葉植物は移転祝いの定番ですが、オフィスに置いてスペースが無く、処分しなければならない場合もあります。
しかし、植物を処分する際には花、葉、枝などをすべて解体する必要があり、また植え込み材や鉢植えの分別にも非常に手間がかかります。少量なら問題ありませんが、オフィス移転でいただいたものを担当者だけで処分するのは、とても大変な作業になります。そんなときには、不用品回収業者や、植物専門の回収業者の利用を検討してみましょう。料金の相場は地域や植物のサイズにもよりますが、一鉢1,000～5,000円程になります。

 

移転祝いのタブー

移転祝いの贈りものやメッセージにはタブーとされるものがあります。適切なマナーを心がけるためにも、しっかりと確認しましょう。

 

贈り物の色合い

赤色の贈り物は火事を連想させるとして、オフィス移転のお祝いにはあまり用いられません。しかし、贈り先のロゴカラーや、企業イメージに合ったものであれば、問題ないでしょう。相手先に合わせた適切な色合いを意識しましょう。

 

贈り物に添えるメッセージ

お祝いの贈り物にメッセージを添える際にも火事や事業の衰退を連想させる言葉は避けなければなりません。

• 火事を連想させる贈り物：「火」「燃える」「煙」「焼ける」など
• 事業の衰退を思わせる言葉：「倒れる」「廃れる」「減る」「かたむく」など

これらの言葉は極力使わないように気をつけましょう。

 

移転祝い・返しをしっかり選んで良好な関係を続けよう

オフィス移転は頻繁にあることではありません。そのため、移転後も取引先と良好な関係を続けていくためには丁寧な対応することが重要です。
移転する側、移転の案内を受け取る側。それぞれにとって、どの様なお祝いが好まれるのか。しっかりと検討した上で、ビジネスマナーに則った対応ができるようにすることで、今後も長いお付き合いが出来るでしょう。ぜひ、この記事を参考にして、多忙になるオフィス移転に備えましょう。

 

関連コラムのご紹介

Runway移転のシカタではこの他にもオフィス移転に必要な知識や心構え、コスト削減方法などをご紹介しております。

オフィス移転が初めての方も久々の方も、ぜひこの機会に御覧ください！

♦移転の際によくある質問まとめ
♦お得におしゃれなオフィスに行けちゃうかも？居抜きで移転しよう
♦ペットと一緒に働こう！オフィスにペットがいるメリットとは？

 

---

Runwayでは現在オフィス移転がはじめての方にオフィス移転基礎編ハンドブックを無料プレゼント中です！
今回の内容も図解でわかりやすくし、チェックポイントもまとめて掲載しております。

ぜひこの機会にダウンロードください！