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職場環境を改善するためには何から始める?職場環境改善の始め方と方法を解説!

カテゴリオフィスをもっと心地よくする 2018/07/03

働き方が多様化する中で、企業側が取り組むべき項目の一つが職場環境の改善です。職場環境の改善は労働衛生安全法という法律で定められており、企業は、職場環境を改善し働きやすい環境を整えなければなりません。従業員により働きやすい環境を提供することで、従業員の満足度を向上させるだけではなく仕事の効率を高めることが可能になります。職場環境改善は何から始めたら良いのでしょうか。今回は職場環境改善を始めるための基礎知識について解説いたします。

 

  1. 職場環境改善を始める前に
  2. 職場環境を改善することのメリット
  3. 時間外労働等改善助成金について
  4. 職場環境改善の始め方(手引き)
  5. 職場環境改善のポイント
  6. 職場環境改善のためのアイデア
  7. 社員の声に耳を傾けてより良い職場環境つくりを!

 

職場環境改善を始める前に

職場環境の改善は、トラブル回避のための予防策として実施されます。オフィス内にある換気や照明、騒音、温度、湿度などといった物理的な環境だけではなく、労働時間や作業方法、組織構成、人間関係なども職場環境を改善するための範囲に含まれます。そのため、全てを1度に改善することは困難を極めます。職場環境の改善のために、まずは社員のストレスの要因になる可能性のある要素を特定しましょう
職場環境の改善は労働安全衛生法という法律で以下の様に定められています。

労働者の安全・衛生に関する事業主の責務

『事業種は、労働安全衛生法で定める労働災害防止のために措置を徹底するとともに、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて、職場における労働者の安全と健康を確保しなければなりません。』
厚生労働省 確かめよう労働条件:『法令・制度のご紹介』より引用

1992年に厚生労働省から公表された快適職場指針では、快適な職場環境を整えるために具体的にどのようなことにとり組めば良いのかが記載されています。

作業環境

きれいな空気の確保や、臭気対策、温度、湿度を管理し、作業する環境を適切に整えること。

 

作業方法

心身の負担を考慮し、力作業などは作業方法を改善すること。

 

疲労回復支援施設

疲労やストレスを効果的に癒すことのできる休憩室等を設置・整備すること。

 

職場生活支援施設

洗面所、トイレ等職場生活で必要となる施設等を清潔で使いやすい状態にしておくこと。

この指標では、オフィス内の物理的な環境のみ触れられていますが、労働時間の適正化を目的としたノー残業デーや一斉退社制度の設定、メンタルヘルスを考慮したストレスチェックなど、様々な方法で職場環境改善に取り組むよう働きかけが行われています。

厚生労働省 職場の安全サイト:『安全衛生キーワード 快適職場』より参考・参照

 

 

職場環境を改善することのメリット

職場環境改善を行うことで得られるメリットは社員の意欲と定着率の向上が挙げられます。また、会社の業績につなげることもできるとされています。

社員の意欲向上

仕事の意義や重要性を説明したり、従業員の意見を経営計画に反映したりすることで、社員の意欲向上につなげることができます。また、スキルや知識習得に役立つ研修を実施することも効果的です。

 

社員の定着率の向上

一般的に労働時間や給与、賞与など労働条件がよりよい会社のほうが働きやすいという意識が高い傾向にあります。働きがいはもちろん大切ですが、働きやすい環境を整えることで社員の定着率を上げることができます。

 

会社の業績向上

社員の意欲向上や定着率の向上が実現できると、自然と社員のモチベーションを上げることにつながります。これにより社員一人ひとりにパフォーマンス向上や生産性の向上が期待できるため、会社の業績につなげることも可能です。

厚生労働省:『目指しませんか?働きやすい・働きがいのある職場づくり』リーフレットより参照・参考

 

 

時間外労働等改善助成金について

職場環境改善を実施することで助成金の支給対象になる場合があります。2018年4月時点で受けることができる助成制度は時間外労働等改善助成金です。
この制度は、中小規模の企業向けに実施されている助成制度です。これまでの「職場意識改善助成金」に在宅勤務といった働き方改革ののトレンドを盛り込み、2018年4月より新設されました。時間外労働等改善助成金には、4つのコースがあり、それぞれが企業の規模により異なります。

  1. 時間外労働上限設定コース
  2. 勤務間インターバル導入コース
  3. 職場意識改善コース
  4. 団体推進コース

団体推進以外の3コースは、労働者数が30名以下の事業所が対象になります。労働の能率アップを目的として導入した設備や機器の経費が30万円を超えた場合に申請することで、費用の5分の4が助成対象として支給されます。

団体推進は新たに追加されたコースです。傘下企業を持つ企業が対象となり、保有する傘下企業のうち、半分以上の企業で時間外労働の削減、賃金引上げなど生産性向上につながる取り組みを行うと、500万円を上限額として、費用の助成が受けられます

 

 

職場環境改善の始め方(手引き)

職場環境の改善を行う上で効果的な方法は社員に意見をもらいながら一緒に考えていくことです。上層部だけではなく社員全体で改善に臨むことで、社員一人ひとりを当事者として、職場環境改善に参加させることができます。ここでは、職場環境改善をどの様にして行うかについてご紹介いたします。これをヒントに、環境のよい活発な会社を作って行きましょう。

 

アンケート

会社全体で作り上げていくといっても、社員を一人ずつ呼び出して、面談を行い意見を聞き出すのは効率的とは言えません。前触れも無く面談を設定してしまうと回答者は身構えてしまいます。社員全員を対象としたアンケートの実施することにより、別け隔てなく意見を聞き出す事ができます

アンケートを行う上で重要なことが、正直な意見を聞き出し、社員の声に耳を傾けることです。そのためには、社員にとって抵抗の少ないアンケートを作成することが重要です。社員に投げかけたい質問の内容に工夫を加え、正直な回答を促せるように作成しましょう。

社員から正直な意見を聞き出すためにも無記名アンケートは最も効果的な手法です。しかし、複数の部署で同時に行う場合には、どの部署のメンバーが回答しているのか把握することが大切です。事実確認を迅速に行えるように設計することで、改善策の提案まで、無記名アンケートでも部門や年齢、性別などの情報記入の欄を設けるなど、あらかじめアンケート回収後の対策を練っておきましょう。

 

アンケートの項目の作り方

アンケートの項目を決める際は、何が社員にとってストレスの要因となるのかを特定できる様にしましょう。大きく意識改善と労働環境、業務内容、福利厚生・待遇に分けることで、浮上した問題を分類出来ます。何から始めるべきかを把握するためにも項目はしっかりと作成しましょう。

  • 意識改善
    意識改善の項目では、会社の業績・売上向上と貢献を常に意識しているのか、業務や作業に分かり辛さはないかなどを問いかけます。また、自身が業務内容に悩みや困りごとがあった場合に、相談できる上司がいるかどうかについても確認するとよいでしょう。
     
  • 労働環境
    次に、労働環境についてですが、モラハラやセクハラなどの嫌がらせがないかどうかや、休憩時間の確保ができているか、食堂がある場合は価格が適切かどうかなど細かな点まで確認します。
     
  • 業務内容
    業務内容については仕事自体に楽しさや面白さを感じているのか、業務は行ないやすい環境にあるのか、商品知識は十分に理解できているのかなどが質問事項に含まれます。
     
  • 福利厚生・待遇
    最後に、福利厚生・待遇についてですが、給料に不満はないのか、福利厚生で追加してほしい項目はあるか、昇給制度は適切かなどを確認します。昇給制度や賞与については、不満がないかどうかを確認することで、社員のモチベーションにつなげることも可能です。

運営企業:株式会社エイジア
WEBCAS:『社内アンケートの作り方と回収方法』より参照・参考

 

 

職場環境改善のポイント

内閣府が公布している「10の実践」には以下のようなポイントがあります。1度に全て改善することは非常に難しいですが、一つずつ確実に社内に波及させることによって、より良い環境づくりを行う事ができます。まずは、職場環境改善のための「10の実践」をそれぞれ見てみましょう。

  1. 会議のムダ取り
     会議の目的やゴールをはっきりとさせておくことで、参加メンバーや開催時間の見直しができます。
  2. 社内資料の削減
     あらかじめ社内資料の作成基準を立てておくことで、必要最低限の資料作成にとどめることができます。
  3. 書類の整理整頓
     キャビネットやデスク周りの整理整頓を行うことで、書類を探す時間を削減します。
  4. 標準化・マニュアル化
     業務を可能な限り標準化したり、マニュアル化したりすることで「人に仕事がつく」スタイルを見直します。
  5. 労働時間の適切な管理
     業務の流れを分析し、業務分担の適正化を目指します。
  6. 業務分担の適正化
     担当以外の業務を把握することで、互いに助け合える環境を整えます。
  7. 担当以外の業務についての理解
     社員同士でスケジュールを共有し、互いの業務効率化を実現します。
  8. スケジュールの共有化
     誰にも邪魔されずに仕事に集中できる時間を作ります。
  9. がんばるタイムの設定
     誰にも邪魔されずに仕事に集中できる時間を作ります。
  10. 仕事の効率化策の共有
     研修やトレーニングプログラムを実施し、効率的に仕事を進めます。

内閣府「仕事と生活の調和」推進サイト:『ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」』より出典

 

 

職場環境改善のためのアイデア

これまで意義や目的・アンケートの実施方法など、さまざまな角度から職場環境の改善について解説してきました。実際にアンケートを実施した後、どのような方法で職場環境を改善すればよいのでしょうか。ここでは職場環境改善のアイデアをご紹介します。

 

フリーアドレス

日本にある多くの企業では、個々にデスクが与えられその場所は固定されています。そのなかでも現在広がりを見せているのがフリーアドレスです。社員一人ひとりのデスクを固定しないフリーアドレスには、部署や役職の枠を超え社員同士のコミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。また、整理整頓の意識やペーパーレス効果も期待されています。

 

集中スペース

職場環境の改善を考えるうえで重要なポイントとして、一人の時間を確保し業務に集中できる環境を整えることがあります。この観点から効果があるとされているのが、集中スペースの設置です。周りの音を気にしなくてよくなるだけではなく、パーティションで区切り視覚的な情報を遮断することで、社員一人ひとりの作業効率を高めることができます。

 

特別休暇制度

有給休暇は制度として整っているものの、取得率が上がらないという会社は多いです。例えば、有給休暇を2日以上取得した場合に、特別休暇が付与される制度を導入したり、上司が進んで有給休暇を取得したりすることで休みやすい環境づくりが目指せます。

 

 

社員の声に耳を傾けてより良い職場環境づくりを!

職場環境改善は、社員がより働きやすい環境を整えることで社員の定着率の向上はもちろん、業績アップにもつなげることができるというメリットがあります。実施にあたり、重要なことは正直な意見をもらい社員の声に耳を傾けることです。社員それぞれが考える理想の職場環境に近づけていくことで、より良い環境を作り出すことができるでしょう。

 

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