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フリーアドレスってどんな働き方?導入するための基礎知識を解説!

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/06/12

社員が予め指定された固定席を持たず空いている席で自由に仕事をするフリーアドレスは、業務効率化やワークスタイルの変革につながるとして注目を集めています。近年では、IT環境の整備が整うことでフリーアドレス導入のハードルも下がってきました。コミュニケーションの活性化や生産性の向上を期待して導入する企業も増えています。

今回はフリーアドレスの概要やメリットについて解説しながら、導入を成功させるためのポイントやオフィスに必要な設備などを解説いたします。導入を検討してる方や、フリーアドレスについて知りたい方はぜひ、こちらの記事を参考にしてみましょう。

 

  1. フリーアドレスとは
  2. フリーアドレス導入のメリット
  3. フリーアドレスの課題と解決策
  4. フリーアドレスを成功させるために
  5. 目的を明確にしてから導入しよう

 

フリーアドレスとは


Photo by Karolina Grabowska - Kaboompics.com

フリーアドレスとは、社員一人ひとりが毎日座る席を自由に選ぶスタイルです。今までのオフィスではでは社員一人ひとりに対し机とパソコンが用意され、そのスペースの中でアイデアや企画を練ったり、資料を作成したりといったスタイルに対して、フリーアドレスを導入している会社では仕事状況に合わせて席を移動し、社員同士が共有のスペースで仕事をするというスタイルになります。

 

日本におけるフリーアドレス導入の始まり

フリーアドレスは1990年代に日本企業が世界で初めて導入し、その後、外資系企業やIT企業を中心に、フリーアドレスを導入する企業が出始めました。デスクの共有化や社内スペースの利用効率を高めることでスペースコストを減らすことを目的とし、バブル崩壊後のコスト削減手段として社内スペースの利用効率を高めるという点で大きな注目を集めました。営業などによる外出が多く、デスクワークの時間が短い従業員が多い職場を中心に導入が進みました。

フリーアドレスの導入企業数の増加は情報通信技術の発達とほぼ同時であり、ネットワークを構築することで社内におけるコミュニケーションも活性化すると予測されました。しかし、新しい環境に慣れる事ができず、数年で元のスタイルに戻す企業が多くありました。

ですが近年、会社全体ではなく部署ごとの導入をするといった形で、フリーアドレスを導入する企業が増え始め再び注目されています。さらに、初期の頃に比べ運用に成功している企業も増加しています。

 

なぜ再び注目されはじめたのか?

政府が成長戦略として働き方改革を推進する中、残業時間の是正や生産性の向上、コミュニケーションの活発化を期待してフリーアドレスを導入するケースが増えてきました。IT環境のさらなる発展によって社内インフラ整備が容易になり、フリーアドレスは初期に比べ導入しやすくなりました。近年フリーアドレスは再び注目を集めています。

2015年1月には、総務省行政管理局が国家公務員のワークスタイル変革を目指し、フリーアドレスのスタイルを取り入れたオフィス改善を行い、話題を呼びました。生産性の向上や活力ある組織づくりといった経営側のメリットと、自由なワークスタイルで仕事をしたいという社員のニーズが一致するため、かつては導入困難と言われていたフリーアドレスですが、近年では成功事例が増えています。

総務省
みなさんと総務省を結ぶ情報誌:『2015年7月号』より参照

 

フリーアドレス導入のメリット

スペースコストの削減

フリーアドレスでは、外出や出張といった理由で空席となっている席を使う事ができます。そのため、外出が多い企業では、スペースコストを削減できるメリットがあります。例えば、外出による空席率が25%の場合、フリーアドレスを導入することで、オフィスの面積と賃料を25%削減できます。そのため、全社員分の席を用意しないことが前提となります。在席率に合わせ総座席数を最適化することで、オフィススペースを有効活用できます

 

コミュニケーションの活性化

情報交換や相談をする相手が近くの席の人に偏りやすい固定席と違い、フリーアドレスで席が自由になることで部門を越えたコミュニケーションが可能になります。社員一人ひとりが自由に席を選ぶため柔軟な座席配置になり、社内における情報共有やコミュニケーションが円滑になります。コミュニケーションが活性化することで得れるメリットは多岐に渡ります。友好関係を築くことでモチベーションが向上し、時には、部署を跨いだ協力関係を構築することが出来ます。

 

主体的な行動の促進

毎日同じ席で仕事をする固定席の場合と違って、フリーアドレスの場合は「自分がどの席に座るか」という選択から仕事が始まります。その日の仕事内容やスケジュールに合わせて働く場所を選び、状況に応じて最適な働き方を常に意識することで、自ら考え動くという主体性や自律的な働き方が進み業務の効率化が進みます。総務省行政管理局オフィス改革実行チームの報告によると、フリーアドレスを導入したオフィス改革後の平均残業時間は、44時間から38時間と約15%削減しました。

総務省行政管理局:『【職域】オフィス改革実行チーム』より参照

 

ペーパーコストの削減

フリーアドレスを導入することにより、社員は自身の固定席を持てません。そのため、退席する場合には私物や書類を破棄するか、あるいは個人ロッカーに片付けなければなりません。退席の度に片付けることになるので、自然と整理整頓を意識するようになり、データ化できるものはデータ化し、書類は必要最低限の枚数しか印刷しなくなります。結果として印刷コストを大幅に削減することが出来ます。

 

 

 

フリーアドレスの課題と解決策


Photo by Karolina Grabowska - Kaboompics.com

従来のマネジメントで対応しきれない

フリーアドレスを導入した企業のよくある課題は、座席が自由になったことで部下の所在が分からなくなってしまうことです。そのことを避けて、従来通り部下に対して常に自分の近くで仕事をすることを求めてしまう場合があります。これではフリーアドレスの効果が得られず、業務効率の低下にもつながります。

このことから完全にフリーアドレスにするのではなく、グループやチームで場所を決め、その範囲内で自由に席を選べる形態を採用するケースもあります。また、ネットワークのインフラ構築を行い、コミュニケーションツールを利用することで、近くにいない場合でも確実に情報を共有することができます。

 

導入コストがかかる

フリーアドレスの導入には、無線LANネットワークの構築やオフィスレイアウトに伴う工事、ノートパソコンや個人用ロッカーなど新たな設備購入が必要になるなど導入コストがかかります。また、自社の目的に合わせてフリーアドレスの導入計画を立てたり、導入に向けて設備を準備したりなど時間的コストや労力コストがかかります。

実際にフリーアドレスを導入する場合はこうしたコストを無駄にしないために、導入前に自社の現状を把握することが大切です。事前に足りないものをリストアップしオフィス内の面積などを明確にした上で備品を選ぶなどしてコストを抑えていく必要があります。

 

集中しにくい

部門を越えた席の移動が可能になることで、これまで気にならなかった周囲の会話が気になったり隣で電話する声で作業に集中できなかったり、業務に集中できずかえって生産性の低下を招く可能性もあります。フリーアドレスはコミュニケーションの活性化が進む一方で、一人で集中する環境が取りづらいという面もあります。

コミュニケーションを取るための席の他に、私語・電話厳禁の集中スペースや一人用の席を設けるなど、一時的に集中できるスペースを用意するなどの配慮をすることによって生産性はより向上するでしょう。

 

セキュリティ面

重要書類を席に忘れてしまう、書類を紛失しやすいなどセキュリティ面での課題が残ります。ペーパーレスを推進することによって、印刷コストを削減することが出来ます。そのため、印刷される書類は基本的には重要性の高いものとなるでしょう。情報漏洩には細心の注意を払わなければなりません。社員にセキュリティの意識向上を促す、他とは隔離されたスペースを設けるなどの取り組みが必要になってきます。

 

席の固定化

フリーアドレスを導入したものの何となく座る席が決まってしまったり、固定席がないことへの不安から気に入った席に毎日座り続けてしまったりして結局は席が固定化してしまうというケースもあります。このような事態を避けるために、在席管理システムを取り入れるなど、席が固定化しないような仕組みづくりが必要になってきます。その日の気分によって「コミュニケーションを取りたい」「集中したい」などを選択し、それによってパソコンが自動的に席を振り分けるシステムを導入している企業もあります。また、一つの席の制限時間を設けるなどして、強制的に席替えを行うといった対策も効果的です。

 

 

フリーアドレスを成功させるために


Photo by Karolina Grabowska - Kaboompics.com

目的を明確にする

フリーアドレスの導入を成功させるためには、経営陣や管理職側で目的を明確にすることが重要です。働き方改革で再び注目を集めるフリーアドレスですが、スペースコストの削減、生産性の向上といった経営上の目的を実現するための手段の一つです。

他社が導入しているから先進的なイメージがあるからといったように、目的が曖昧なまま導入するケースも少なくありません。無理に導入を進めてしまうと、自席がないことへの抵抗感を感じた社員のモチベーションが下がり、結局は席が固定化してフリーアドレスの意味をなさないなど、社員の理解を得られず失敗に終わってしまう場合もあります。

「なぜフリーアドレスを採用するのか」という目的を明確にし、社員と共有することが重要です。

 

運用ルールの設定

フリーアドレスの導入には、LANの無線化、電話のモバイルフォン化、文書のデジタル化(ペーパーレス化)といったシステム面での整備に加え、フリーアドレスを活用して成果を生み出すための運用ルールの設定が必要です。同僚の状況を簡単に把握するためのチャットツールやスケジューラーなど、業務の効率化に合った環境も整えなければなりません。導入前の計画段階で自社に最適な運用ルールを設定したうえで、導入後も常に運用を見直す必要があるでしょう。

 

オフィスレイアウト・社内設備の整備

席を固定化しないフリーアドレスは、従来の固定席では考えられなかったような自由で多様なオフィスレイアウトが可能になります。その特徴を活かして、これまでとは異なる働く場所を提供することもできます。自社にあったオフィスレイアウトやインフラ設備を整えるために、様々な点で見直しや検討が必要になります。フリーアドレス導入を成功させるために、今の環境に何が必要になるのか、以下の項目を参考にして必要なものをリストアップしてみましょう。

  • インターネット回線の無線化を行なう、あるいは有線と無線のエリア分け
  • グループ席、会議ブース、集中スペース、共有スペースなど、オフィスレイアウトの配分を検討
  • ノートパソコン、モバイルフォンなどの移動端末の支給
  • チャットツールなどのコミュニケーションツールの導入
  • 保管場所として、個人ロッカーや部門共有キャビネットの整備
  • 席が固定化しないように、在席管理システムの導入の検討
  • 外部の人間に対するセキュリティ対策として、入退室管理システムの導入の検討
     

 

目的を明確にしてから導入しよう

様々なメリットがあるフリーアドレスですが、結局は席が固定化してしまう、会社への帰属意識が薄れ社員のモチベーションが下がるなど、失敗に終わるケースもあります。また、業務内容によってはフリーアドレスが適さないこともあります。フリーアドレスの導入は、全社員を巻き込んだ一大改革になります。「なぜフリーアドレスを採用するのか」という目的を明確にし、社員と共有することで、フリーアドレス導入の理解を得ることが重要です。

 

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