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会社が変わる!社員のモチベーションを上げる就業規則の作り方

カテゴリオフィス移転を学ぶ 2018/06/05

組織を形成する上で、一貫したルールは必要不可欠です。学校や部活動だけでなく、家族といった小規模な組織においても、多種多様なルールが定められています。会社においても例外ではなく、ルールが定められています。ですが、会社の決まりごとはどこにまとめてあるのでしょうか。会社のルールは就業規則といい、労働基準法によって定められています。こちらの記事では、就業規則の基礎について解説しながら、社員のモチベーションを上げるための手法を解説いたします。

 

  1. 就業規則とは?
  2. 作成のメリット
  3. 作成の流れと注意点
  4. 運用の注意点
  5. 社員のモチベーションを上げる就業規則の作り方
  6. 就業規則を見直して業務効率を上げよう!

 

就業規則とは?

就業規則とは、企業の正常な運営のため、労使間のルールを明文化したものです。就業規則は書面に起こすだけではなく、社員の代表者へ確認してもらい、意見を聴収したうえで、労働基準監督署へ届け出が義務付けられています。ルールを明文化しておくことで、会社側の考えを社員へ周知させることができます。

 

作成義務について

就業規則の作成は労働基準法第89条の規定で定められており、事業所単位で常時10名以上の社員を使用する使用主である会社側は、就業規則を作成する必要があります。就業規則は作成後、労働基準監督署への届け出が義務付けられています。これらの義務に違反した場合は、30万円以下の罰金が科されます。

厚生労働省:『モデル就業規則について』より参考

 

作成のメリット

就業規則は、法律や罰則にかかわらず、作成しておくことで多くのメリットがあります。そのため、社員数が10名未満であったとしても、作成しておいたほうが良いでしょう。では、具体的なメリットについてひとつずつ見ていきましょう。

 

ルールを明確にできる

組織を運営する上で、ルールを明確に定めない場合、良し悪しの判断は個人の裁量に委ねられます。そのため、一人ひとりの認識が異なり、思わぬトラブルに発展しかねません。仮に、ルールを明文化せずに”暗黙の了解”として、周知する事が出来たとしても、規模が大きくなるにつれて効力は失われるでしょう。そのため、社内ルールの明文化は会社運営において必須になります。基本的なルールをしっかりと書面に起こしておくことで、会社の考えを社員に周知することができます。社員一人ひとりが共通の認識を持つことによって、正しい会社運営を実現する事ができます。

  

労使間のトラブルを事前に回避できる

会社を運営していくなかで、危機管理は非常に重要な項目です。東京都産業労働局が発表した労働相談件数は2016年度以降、年間5万件を超えており、同局が発表した2015年度のデータと比べて1,059件増加し、2%増加という結果になっています。明文化されたルールを設け、社員全員に浸透させることで、労使間のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

東京都産業労働局:『平成28年東京都の労働相談の状況』より出典・参考

 

企業のイメージアップと採用対策ができる

就業規則では、給与、待遇、福利厚生など様々な項目を記載することが出来ます。これらの項目を就業規則に盛り込むことで、企業のイメージを向上させ、求職者へのアピールが出来ます。

 

助成金の対象になる場合がある

雇用の増加や、社員の能力開発などを目的とした助成制度を受けるときに、就業規則の有無や、就業規則の内容に該当要件が盛り込まれていることが条件になる場合があります。

このように、就業規則を作成しておくことで得られるメリットは多岐に渡ります。社員が10名以下だから就業規則は必要ない、という認識を持つのではなく、会社組織を構成した時点で、就業規則を整えておくことで、社員はもちろん、使用者にとってもメリットがあります

厚生労働省:『事業主の方のための雇用関係助成金』より出典・参考

 

 

作成の流れと注意点

ここでは、作成から社員へ周知させるまでの流れを確認していきましょう。就業規則は作成しただけでは意味がありません。就業規則には周知義務があり、保管方法も詳細に規定されています。周知が不十分だったり、保管方法の規定に反していたりすると罰金の対象になる可能性があるため、注意が必要です。

 

就業規則の作成

就業規則の作成は、自力で行うこともできます。しかし、会社規模や事業内容などによって必要な項目が変わるため、労務の専門職である社会保険労務士に依頼するケースが一般的です。就業規則は社会保険労務士と会社の現状を共有し、就業規則の原案を作成してもらうことから始まります。

 

絶対的必要記載事項

就業規則の作成にあたり、必ず記載しなくてはいけない項目が”絶対的記載事項”として定められており、以下の8つの項目が該当します。

  1. 就業時刻、終業時刻(交代制の場合は就業時転換に関する事項)に関する事項
  2. 休憩時間に関する事項
  3. 休日、休暇に関する事項
  4. 賃金の決定に関する事項
  5. 賃金の計算、支払い方法に関する事項
  6. 賃金の締切り、支払い時期に関する事項
  7. 昇給に関する事項
  8. 退職に関する事項

 

相対的必要記載事項

記載が必須である”絶対的記載事項”に対し、記載の義務はない項目を”相対的記載事項”と呼びます。記載の義務はないものの、会社のルールとして必須であるルールは”相対的記載事項”に該当します。1例として以下のような項目があります。

  1. 退職手当に関する事項
  2. 臨時の賃金(賞与)に関する事項
  3. 最低賃金額に関する事項に関する事項
  4. 食費、作業用品などの負担に関する事項
  5. 安全衛生に関する事項
  6. 職業訓練に関する事項
  7. 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  8. 表彰、制裁に関する事項
  9. その他全労働者に関する事項

厚生労働省:『労働基準法関係「就業規則を作成しましょう」』より出典

 

代表者の意見を聴取し、意見書を作成する

就業規則の原案を作成し、細かな修正が完了したら、原案を社員の代表者へ見せて、意見を聞き、意見書を作成しましょう。就業規則は労働基準監督署へ届け出る前に社員の代表者へ内容を確認してもらう必要があります。この際、法律により定められているのは、あくまでも意見の聴収であって、その意見をすべて考慮する必要はありません。しかし、今後のトラブルを避けるためにも、代表者の意見は協議しましょう。社員の納得を得た就業規則を作成することで、社員のモチベーションを上げることにも繋がります

 

労働基準監督署への届け出

署名捺印のある社員代表の意見書を添え、事業場管轄の労働基準監督署へ就業規則を届け出ます。1部はそのまま監督署で保管しますが、もう1部は返却してもらい、保管します。そのため、提出時は必ず2部持参しましょう。すでに届け出た就業規則を変更したい場合は、再度、労働基準監督署への届け出が必要です。

 

社員への周知

就業規則の届け出が受理されたら、社員へ開示し、周知します。周知方法は明確に定められていないため、直接配布や掲示など、社員がいつでも見られる環境であれば問題ありません。

 

運用の注意点

就業規則を作成するプロセスや、実際に運用していく際にはいくつかの注意点があります。
 

保管は事業所ごとに必要

就業規則は原則として、事業所ごとの作成が必要です。会社単位で就業規則を作成することができますが、事業所ごとの保管が必要です。

 

就業規則の効力

就業規則には法的な効力がありますが、法令または労働協約に違反している部分は無効となります。また、効力の発生時期は社員へ周知された時点から有効となります。そのため、社員への周知を確実に行っていれば労働基準監督署へ届け出をしていなくても効力を発揮します。しかし、届出義務違反となってしまうので届け出は確実に行いましょう。

 

社員のモチベーションを上げる就業規則の作り方

就業規則は労使間のトラブルを防ぐためだけではなく、作り方次第で社員のモチベーション向上にも役立ちます。具体的にどのような点に配慮すればよいのでしょうか。

 

人事評価制度の一部を就業規則に入れる

社員のモチベーションを上げる方法のひとつに人事評価制度の見直しがあります。就業規則では、人事評価にかかわる事項を盛り込むことが可能です。就業規則内に人事評価の一部を盛り込むことで、社員に評価制度の周知ができ、モチベーション維持につなげやすくなります。

 

就業規則の作成に社員を参加させる

就業規則は作成するだけではなく、社員へ周知させることが重要です。そのため、就業規則の作成に社員を参加させるという手法も有効です。社員と共に就業規則を作ることで、社員の意識を高め、周知しやすい環境を作ることができます。

 

就業規則を見直して業務効率を上げよう!

就業規則を作成することは、会社と社員の間のトラブルを未然に防ぎ、正常な会社運営を行うために必要になります。作り方次第で労使間のトラブルを防ぐだけではなく、社員のモチベーションアップにつなげることができる非常に重要なツールです。作成する際には細かな要件を満たす必要があるため、社会保険労務士に相談することをおすすめします。専門家と相談し、魅力的な就業規則を作成してみましょう。

 

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